Quản lý thời gian hiệu quả: Sơ đồ 4 ô Eisenhower giúp anh em NMC làm chủ công việc?

Chào anh em!

Châu biết, có khi anh em mình thức dậy với một list dài những việc cần làm. Nào là báo cáo deadline hôm nay, nào là trả lời email chất đống, rồi còn cuộc họp đột xuất nữa. Cứ thế, ngày trôi qua vèo một cái, đến tối về thấy mệt phờ. Anh em đã "cày" hết sức rồi, nhưng những việc quan trọng thì vẫn chưa xong, hoặc cứ bị dồn ứ lại.

Cảm giác bị động, bị công việc cuốn đi, ai trong chúng ta cũng từng trải qua. Có lúc anh em thấy mình làm việc quần quật nhưng kết quả lại không như mong đợi. Hoặc nhiều khi anh em muốn dành thời gian cho gia đình, cho sở thích cá nhân, nhưng rồi lại thấy chẳng còn chút năng lượng nào.

Tại Phòng Khám Nguyễn Mai Châu (NMC), Châu luôn tâm niệm một điều: "Làm bằng TÂM". Tức là làm việc gì cũng phải hết mình, đặt cái tâm vào đó. Nhưng làm bằng tâm không có nghĩa là cứ cắm mặt vào làm không suy nghĩ. Mà phải làm sao cho hiệu quả, cho đúng trọng tâm, để anh em không bị kiệt sức, vẫn có thời gian phát triển bản thân và tận hưởng cuộc sống.

Châu để ý, nhiều anh em tại NMC, đặc biệt là các bạn trẻ, đôi khi còn lúng túng trong việc sắp xếp công việc. Ai cũng muốn cống hiến, muốn làm tốt, nhưng nếu không có phương pháp, rất dễ bị quá tải. Mà khi đã quá tải rồi, chất lượng công việc khó mà đảm bảo được, đúng không anh em?

Đó là lý do vì sao Châu muốn chia sẻ với anh em một công cụ cực kỳ đơn giản mà hiệu quả: Sơ đồ 4 ô Eisenhower. Đây không chỉ là một bí quyết quản lý công việc của riêng Châu, mà còn là một phần trong văn hóa làm việc của NMC, nơi mà chúng ta cùng nhau học hỏi để 3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn trong mọi việc.

Nghe cái tên "Eisenhower" có vẻ hơi "hàn lâm" đúng không anh em? Nhưng thực ra, sơ đồ này lại đơn giản đến bất ngờ. Nó được đặt tên theo Dwight D. Eisenhower – một vị Tổng thống Mỹ nổi tiếng về khả năng làm việc hiệu quả và ra quyết định. Ông ấy từng nói: "Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp, và điều khẩn cấp hiếm khi quan trọng." Câu nói này chính là kim chỉ nam cho sơ đồ 4 ô.

Đơn giản là vậy: anh em chỉ cần chia các công việc mình đang có thành bốn nhóm dựa trên hai tiêu chí: Khẩn cấp (Urgent) và Quan trọng (Important). Châu sẽ giải thích rõ hơn cho anh em dễ hình dung nhé:

• Quan trọng & Khẩn cấp (Important & Urgent): Đây là những việc cần làm ngay. Ví dụ: Khách hàng cần hỗ trợ gấp, dự án sắp đến hạn chót, hoặc một vấn đề phát sinh cần giải quyết khẩn cấp.
• Quan trọng & Không khẩn cấp (Important & Not Urgent): Đây là những việc cần lên kế hoạch. Ví dụ: Học thêm kỹ năng mới, lập kế hoạch marketing dài hạn, xây dựng mối quan hệ, hoặc chăm sóc sức khỏe. Đây chính là ô mà Châu muốn anh em mình tập trung nhiều nhất để phát triển bền vững đó!
• Không quan trọng & Khẩn cấp (Not Important & Urgent): Đây là những việc có thể ủy quyền (giao cho người khác làm). Ví dụ: Trả lời một số email không quá quan trọng, tham gia cuộc họp mà mình không phải người đưa ra quyết định chính.
• Không quan trọng & Không khẩn cấp (Not Important & Not Urgent): Đây là những việc cần loại bỏ. Ví dụ: Lướt mạng xã hội không mục đích, xem phim giải trí quá đà, làm những việc tốn thời gian mà không mang lại giá trị.

Sơ đồ này không chỉ giúp anh em nhìn rõ "núi" công việc của mình. Mà quan trọng hơn, nó giúp anh em phân loại và ưu tiên một cách có chiến lược. Thay vì cứ làm theo cảm tính hay làm những việc ồn ào nhất, sơ đồ này giúp anh em tập trung vào những việc thực sự mang lại giá trị và giúp anh em tiến lên phía trước. Ở NMC, Châu muốn mỗi anh em đều chủ động được công việc của mình, bởi vì khi anh em chủ động, anh em sẽ làm việc hiệu quả và vui vẻ hơn rất nhiều.

Được rồi, bây giờ chúng ta sẽ đi vào phần thực hành, xem làm thế nào để áp dụng sơ đồ 4 ô này vào công việc và cuộc sống của anh em, đặc biệt là trong môi trường NMC nhé!

Đầu tiên, anh em cần có một danh sách tất cả những việc cần làm trong tuần hoặc trong ngày. Sau đó, hãy dùng sơ đồ 4 ô để "phân loại" chúng:

1. Ô "Làm ngay" (Quan trọng & Khẩn cấp): Đây là những việc cháy nhà ra mặt chuột, không thể trì hoãn. Tại NMC, Châu muốn anh em: ✅ Tập trung cao độ, giải quyết dứt điểm. Ví dụ: Sự cố kỹ thuật phòng khám, khách hàng cần tư vấn gấp về tác dụng phụ. ✅ Luôn chuẩn bị sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ. Điều này rất quan trọng để đảm bảo 3 Chỉn Chu trong dịch vụ. ❌ Đừng để quá nhiều việc rơi vào ô này. Nếu việc nào cũng khẩn cấp, có nghĩa là anh em đang quản lý không tốt ô số 2 đó!

2. Ô "Lên kế hoạch" (Quan trọng & Không khẩn cấp): Đây chính là ô vàng mà Châu muốn anh em mình đầu tư nhiều thời gian nhất. Những việc ở ô này tuy không gấp, nhưng lại mang lại giá trị lâu dài và giúp anh em phát triển. ✅ Dành thời gian mỗi ngày/mỗi tuần để thực hiện. Ví dụ: Đọc sách chuyên môn, tham gia các buổi đào tạo chứng chỉ hàng tháng tại NMC, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng VIP, xây dựng các quy trình nội bộ tốt hơn. ✅ Chủ động đặt lịch cho những việc này. Đừng đợi đến khi nó biến thành việc "khẩn cấp" mới làm. ❌ Đừng bao giờ bỏ qua ô này. Đây là nơi tạo ra sự khác biệt giữa người làm việc "bận rộn" và người làm việc "hiệu quả" đó anh em.

3. Ô "Ủy quyền" (Không quan trọng & Khẩn cấp): Những việc này cần làm gấp, nhưng không nhất thiết phải do chính anh em làm. Nếu có thể, hãy giao việc cho người khác hoặc tìm cách tự động hóa. ✅ Học cách tin tưởng và giao việc cho đồng nghiệp. Ví dụ: Nhờ bạn trực tổng đài chuyển cuộc gọi, giao cho nhân sự hỗ trợ in ấn tài liệu. ✅ Tại NMC, chúng ta là một tập thể "Làm bằng TÂM", nên việc hỗ trợ và tin tưởng nhau là rất quan trọng. Khi anh em biết cách ủy quyền hợp lý, cả đội sẽ làm việc trơn tru hơn. ❌ Đừng ôm đồm tất cả mọi việc. Điều đó chỉ làm anh em thêm áp lực và mất tập trung vào việc chính.

4. Ô "Loại bỏ" (Không quan trọng & Không khẩn cấp): Đây là những việc vừa không quan trọng, vừa không gấp. Chúng chỉ tốn thời gian và làm anh em xao nhãng. ✅ Mạnh dạn loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa. Ví dụ: Lướt TikTok/Facebook quá nhiều trong giờ làm, những cuộc buôn chuyện lê thê không mục đích. ✅ Tập trung vào những việc có ý nghĩa hơn. Đôi khi, việc "không làm" lại là cách tốt nhất để "làm hiệu quả" đó anh em.

Nhớ nhé anh em, áp dụng sơ đồ 4 ô này không phải là một công thức cứng nhắc. Nó cần sự luyện tập và điều chỉnh để phù hợp với từng người, từng vị trí. Nhưng Châu tin, nếu anh em kiên trì, chắc chắn sẽ thấy hiệu quả rõ rệt. Đây cũng là cách để NMC chúng ta cùng nhau hướng tới 3 Tốt Hơn mỗi ngày.

Nói thật với anh em, bản thân Châu ngày trước cũng từng vật lộn với mớ công việc chồng chất. Mãi đến khi tìm hiểu và áp dụng sơ đồ 4 ô Eisenhower này, Châu mới thấy mọi thứ thực sự thay đổi. Không chỉ riêng Châu đâu, nhiều anh em tại NMC cũng đã "lột xác" ngoạn mục sau khi được hướng dẫn và làm quen với phương pháp này. Châu muốn kể cho anh em nghe hai câu chuyện thật nhé!

Câu chuyện của Mai Lan – Kỹ thuật viên Da liễu, TP.HCM

"Em là Mai Lan, 24 tuổi, làm Kỹ thuật viên Da liễu ở NMC chi nhánh Quận 3, TP.HCM. Hồi mới vào làm, mọi thứ đều mới mẻ, em cần học nhiều lắm. Nhưng có một vấn đề là em cứ bị cuốn vào mấy việc nhỏ nhặt, ví dụ như trả lời tin nhắn khách hàng liên tục, sắp xếp lại tủ đồ không đúng lúc. Thế là đến cuối ngày, em thấy mình mệt rã rời mà mấy nhiệm vụ chính như chuẩn bị máy móc cho ca điều trị khó hay đọc thêm tài liệu về phác đồ mới thì lại chưa xong. Lương của em khoảng 12 triệu/tháng lúc đó. Em thấy áp lực kinh khủng, không biết phải sắp xếp công việc sao cho xuể."

"Sau đó, Founder Châu có một buổi chia sẻ về sơ đồ 4 ô Eisenhower. Ban đầu em cũng mơ hồ lắm, nhưng rồi Châu hướng dẫn từng bước. Em bắt đầu tập thói quen phân loại mọi việc. Em nhận ra rằng việc học kiến thức mới về da liễu, hay chuẩn bị kỹ lưỡng cho ca điều trị là Quan trọng & Không khẩn cấp, em phải lên lịch và làm nó trước. Còn việc trả lời tin nhắn không quá gấp thì có thể làm vào khung giờ nhất định, hoặc nhờ đồng nghiệp hỗ trợ. Em cũng học cách từ chối những việc không liên quan đến nhiệm vụ chính của mình.

Kết quả là sau vài tháng, em làm việc hiệu quả hơn hẳn. Em không còn phải làm thêm giờ nhiều nữa, về nhà đúng giờ. Giờ em còn có thời gian học thêm tiếng Anh buổi tối, đi tập gym nữa. Em thấy cuộc sống cân bằng hẳn, tinh thần cũng thoải mái hơn. Em nghĩ, đây không chỉ là kỹ năng làm việc mà còn là kỹ năng sống đó anh em. NMC đã cho em công cụ để 'làm bằng Tâm' cả trong công việc lẫn cuộc sống riêng."

Câu chuyện của Quốc Anh – Trưởng phòng Kinh doanh, Hà Nội

"Chào anh em, mình là Quốc Anh, 29 tuổi, Trưởng phòng Kinh doanh tại NMC chi nhánh Quận Đống Đa, Hà Nội. Lương hiện tại của mình là 25 triệu/tháng. Công việc của mình thì anh em biết đó, lúc nào cũng bộn bề. Từ họp đối tác, giải quyết khiếu nại của khách, đến việc lên kế hoạch chiến lược cho cả đội. Mình thường xuyên cảm thấy mình "chạy theo" công việc, cứ hết việc này lại đến việc khác mà không có điểm dừng. Đội ngũ của mình cũng hay bị mất phương hướng vì ưu tiên thay đổi liên tục, làm việc cứ bị giật cục."

"Trong một lần đi công tác với Founder Châu, Châu đã gợi ý mình áp dụng sơ đồ 4 ô không chỉ cho cá nhân mình mà còn cho cả team kinh doanh. Châu hướng dẫn anh em trong phòng cách phân loại nhiệm vụ. Ví dụ, việc lên kế hoạch chiến lược quý, đào tạo kỹ năng cho đội ngũ là những việc Quan trọng & Không khẩn cấp, mình phải ưu tiên đưa vào lịch làm việc cố định. Còn việc giải quyết khiếu nại khẩn cấp là Quan trọng & Khẩn cấp thì phải xử lý ngay. Những việc như duyệt các báo cáo nhỏ hoặc trả lời email không cần mình trực tiếp thì mình ủy quyền cho các bạn team leader.

Nhờ vậy, team mình làm việc có mục tiêu rõ ràng, không còn bị xao nhãng bởi những việc lặt vặt. Anh em chủ động hơn, phối hợp nhịp nhàng hơn rất nhiều. Hiệu suất tăng lên, doanh số cũng ổn định và tăng trưởng hơn trước. Bản thân mình cũng có thêm thời gian để nghiên cứu thị trường, nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để phát triển cho NMC. Mình thấy rất biết ơn NMC và Founder Châu đã tạo điều kiện để mình và team phát triển như vậy."

Qua câu chuyện của Mai Lan và Quốc Anh, chắc anh em cũng thấy rồi đó. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp anh em hoàn thành công việc tốt hơn, mà còn là một kỹ năng sống, giúp anh em có một cuộc sống cân bằng, vui vẻ và ý nghĩa hơn rất nhiều. Đặc biệt, nó mở ra cánh cửa cho những cơ hội phát triển không ngờ.

Tại NMC, Châu luôn khuyến khích mỗi anh em rèn luyện kỹ năng này. Bởi vì khi anh em làm chủ được thời gian của mình, anh em sẽ có nhiều cơ hội hơn để học hỏi, để phát triển bản thân, để nâng cao tay nghề và thăng tiến trong sự nghiệp.

Chúng ta có một môi trường làm việc mà Châu gọi là "Làm bằng TÂM", nơi mỗi đồng nghiệp là một người anh em, cùng nhau hỗ trợ để cùng phát triển. Anh em sẽ được tham gia các khóa đào tạo chứng chỉ hàng tháng, được làm đẹp miễn phí, được hưởng lương cạnh tranh và các chế độ bảo hiểm đầy đủ. Quan trọng hơn, anh em được làm việc trong một môi trường luôn hướng đến sự 3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn.

Châu tin rằng, nếu anh em mình cùng nhau rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, đặc biệt là với sơ đồ 4 ô Eisenhower này, chúng ta sẽ không chỉ xây dựng được một sự nghiệp vững chắc cho bản thân, mà còn đóng góp vào sự phát triển chung của NMC, mang lại những giá trị tốt đẹp nhất cho khách hàng và cộng đồng.

Nếu anh em muốn trở thành một phần của NMC, một nơi mà công việc không chỉ là công việc, mà còn là hành trình phát triển bản thân và cống hiến bằng cả tấm lòng, thì đừng ngần ngại nhé.

👉 Xem cơ hội nghề nghiệp và ứng tuyển tại: nguyenmaichau.com.vn/phat-trien

• "The 7 Habits of Highly Effective People" by Stephen Covey. (Cuốn sách kinh điển về quản lý thời gian và phát triển bản thân, nền tảng của sơ đồ Eisenhower).
• "Eisenhower Matrix: How to prioritize tasks and make effective decisions" by Asana. (Bài viết hướng dẫn chi tiết cách áp dụng sơ đồ Eisenhower trong công việc).
• "Urgent vs. Important: Using the Eisenhower Matrix" by Mind Tools. (Tài liệu giúp phân biệt rõ ràng giữa khẩn cấp và quan trọng để ứng dụng hiệu quả).