Kỹ năng đặt câu hỏi đúng: Chìa khóa thành công ở NMC và cuộc sống?

Anh em mình thấy đó, trong công việc, hay cả ngoài đời sống cá nhân, việc đặt câu hỏi là chuyện bình thường như cơm bữa. Nhưng anh em có để ý không, có những người hỏi xong là mọi chuyện sáng tỏ, giải quyết ngon ơ; còn có người hỏi mãi mà vấn đề vẫn cứ nằm im đó, thậm chí còn rối hơn?

Đó chính là lúc cái "kỹ năng đặt câu hỏi đúng" nó phát huy tác dụng đó anh em. Không phải chỉ là hỏi cho có, mà là biết cách hỏi cái gì, hỏi như thế nào, và hỏi ai để đạt được mục tiêu rõ ràng nhất. Ở Phòng Khám Nguyễn Mai Châu (NMC) của mình, Châu luôn coi kỹ năng này là một trong những "chìa khóa vàng" giúp anh em phát triển bản thân, giải quyết công việc trôi chảy hơn và gắn kết với đồng nghiệp tốt hơn.

Kỹ năng đặt câu hỏi đúng giúp anh em mình đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, không vòng vo tam quốc. Nó giúp mình hiểu rõ gốc rễ của mọi chuyện, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Ví dụ, khi một khách hàng có thắc mắc về liệu trình, thay vì chỉ trả lời qua loa, một nhân viên NMC có kỹ năng hỏi đúng sẽ biết cách khai thác sâu hơn về mong muốn, lịch sử da của khách để đưa ra lời khuyên chính xác, tận tâm nhất. Đó chính là thể hiện cái "Tâm Khách Hàng" mà Châu luôn muốn anh em mình phát huy.

Không chỉ dừng lại ở việc giải quyết vấn đề, kỹ năng này còn là công cụ học hỏi cực kỳ mạnh mẽ. Khi anh em không hiểu một quy trình mới, hay gặp một ca khách hàng khó mà chưa có kinh nghiệm, việc đặt câu hỏi đúng cho người hướng dẫn hoặc đồng nghiệp sẽ giúp anh em tiếp thu kiến thức nhanh hơn, hiệu quả hơn. Anh em sẽ không còn cảm giác bị bỏ lại phía sau, mà ngược lại, còn chủ động hơn trong việc tự nâng cấp bản thân. Điều này cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc năng động, luôn thay đổi như NMC, nơi Châu và đội ngũ bác sĩ, chuyên gia luôn cập nhật những phương pháp điều trị tiên tiến nhất.

Đặt câu hỏi đúng còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tư duy phản biện của anh em. Khi anh em hỏi một câu sâu sắc, đi vào bản chất, đồng nghĩa với việc anh em đã dành thời gian suy nghĩ kỹ càng. Điều này không chỉ giúp anh em nhận được câu trả lời chất lượng, mà còn tạo ấn tượng tốt với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng. Họ sẽ thấy anh em là người có trách nhiệm, có tư duy cầu tiến và muốn "3 Tốt Hơn" mỗi ngày. Từ đó, các mối quan hệ đồng nghiệp cũng sẽ tốt đẹp hơn, đúng như "Tâm Đồng Nghiệp" mà NMC luôn đặt ra.

Thật lòng mà nói, không phải ai cũng biết cách đặt câu hỏi cho hiệu quả đâu anh em. Châu thấy nhiều khi anh em mình hay mắc phải vài cái lỗi cơ bản, mà những lỗi này cứ kéo dài mãi là sẽ ảnh hưởng đến công việc và sự phát triển của mình đó.

Một trong những lỗi lớn nhất là hỏi quá chung chung, mơ hồ. Kiểu như hỏi "Cái này làm sao hả chị?" hoặc "Em phải làm gì đây anh?" mà không nói rõ "cái này" là cái gì, "làm gì" trong tình huống cụ thể nào. Một câu hỏi như vậy thì làm sao người nghe có thể giúp anh em đưa ra một câu trả lời chính xác được? Hoặc tệ hơn, anh em mình hay hỏi theo kiểu đổ lỗi hoặc phàn nàn, như "Sao cái này khó quá vậy?" hay "Ai làm mà nó sai hết vậy?". Những câu hỏi này không mang tính xây dựng mà chỉ tạo thêm năng lượng tiêu cực, chẳng giải quyết được gì cả.

Một lỗi khác mà nhiều người gặp phải là sợ hỏi. Sợ bị đánh giá là không biết gì, sợ làm phiền người khác, hay sợ câu hỏi của mình ngớ ngẩn. Chính cái nỗi sợ này làm anh em mình bỏ lỡ rất nhiều cơ hội học hỏi và nhận được sự giúp đỡ. Thay vì thế, anh em cứ tự mò mẫm, mất thời gian mà đôi khi còn đi sai hướng nữa.

Vậy làm sao để biết mình đang đặt câu hỏi chưa đúng cách? Châu sẽ chỉ cho anh em vài dấu hiệu dễ nhận biết nha:

• ❌Anh em liên tục mắc cùng một lỗi: Nếu anh em vẫn mắc lỗi dù đã hỏi rồi, có thể là câu hỏi của anh em chưa đủ chi tiết để hiểu rõ vấn đề.
• ❌Cảm thấy bối rối, không rõ ràng sau khi được trả lời: Điều này cho thấy câu trả lời không đủ thông tin, hoặc anh em chưa hỏi đúng trọng tâm.
• ❌Người đối thoại tỏ ra khó hiểu, lúng túng: Có thể câu hỏi của anh em quá mơ hồ hoặc không rõ ràng, khiến họ không biết phải giải đáp từ đâu.
• ❌Tiến độ công việc chậm, tốn nhiều thời gian hơn dự kiến: Do anh em phải mò mẫm hoặc làm đi làm lại vì thiếu thông tin cần thiết.
• ❌Mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên bị ảnh hưởng: Nếu anh em liên tục hỏi những câu chung chung hoặc phàn nàn, người khác có thể thấy khó chịu và ít muốn giúp đỡ hơn.

Nếu anh em thấy mình có những dấu hiệu trên, đừng lo lắng nha. Đây là lúc mình nhận ra và bắt đầu thay đổi. Việc nhận biết được yếu điểm của mình trong cách đặt câu hỏi là bước đầu tiên để tiến bộ đó anh em. NMC luôn khuyến khích anh em mình học hỏi từ những sai lầm và không ngừng "3 Tốt Hơn" mỗi ngày.

Giờ thì anh em mình biết tại sao đặt câu hỏi sai rồi ha. Vậy thì làm sao để đặt câu hỏi đúng đây? Đây là phần quan trọng nhất nè anh em, Châu sẽ chia sẻ "bí kíp" mà Châu vẫn luôn hướng dẫn anh em tại NMC để ai cũng có thể "gom lúa" kinh nghiệm về cho mình nha!

1. Xác định rõ mục tiêu của câu hỏi: Trước khi hỏi bất cứ điều gì, anh em phải tự hỏi mình: "Mình muốn đạt được điều gì sau câu hỏi này?" Hay nói cách khác, "Mình muốn người nghe cung cấp thông tin gì để mình giải quyết vấn đề gì?". Có mục tiêu rõ ràng, câu hỏi của anh em sẽ cụ thể hơn, đi thẳng vào vấn đề. Ví dụ, thay vì hỏi "Làm sao để tư vấn khách hàng cho tốt?", anh em hãy hỏi "Với khách hàng A có tiền sử da dầu, thường xuyên bị mụn ẩn, em nên tư vấn liệu trình BHA kết hợp ánh sáng sinh học như thế nào để khách hiểu rõ về hiệu quả và cam kết?". Anh em thấy khác biệt rõ ràng không?

2. Biết rõ yếu điểm của mình: Anh em phải trung thực với bản thân và xác định được "Mình không biết chính xác điều gì?" hay "Mình còn lúng túng ở bước nào trong quy trình này?". Đừng giả vờ biết mà không hỏi, hay chỉ hỏi cho có. Ví dụ, nếu anh em chưa hiểu về cơ chế hoạt động của một loại máy móc mới ở phòng khám, hãy hỏi cụ thể "Em chưa hiểu nguyên lý sóng siêu âm của máy X tác động lên da như thế nào để phá vỡ liên kết mỡ thừa. Anh/chị có thể giải thích chi tiết hơn không?". Châu luôn tin rằng, việc anh em mình thành thật về những điều mình chưa biết là dấu hiệu của sự cầu tiến đó, đúng với tinh thần "Tâm Công Việc" ở NMC!

3. Tìm đúng người để hỏi: Điều này cực kỳ quan trọng đó anh em! Một câu hỏi hay mà hỏi sai người thì cũng thành công cốc. Anh em phải biết ai là người có kiến thức, kinh nghiệm hoặc quyền hạn để trả lời câu hỏi của mình. Ví dụ, nếu là vấn đề chuyên môn da liễu, anh em nên hỏi các bác sĩ hoặc chuyên gia tại NMC. Nếu là về quy trình hành chính, kế toán, anh em nên hỏi bộ phận liên quan. Đừng ngại tìm đến những người có kinh nghiệm hơn mình, vì đó là cách nhanh nhất để anh em học hỏi. Tại NMC, Châu luôn khuyến khích mọi người chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, tạo môi trường mà anh em mình có thể dễ dàng tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và cấp trên. Đó là cách chúng ta cùng nhau "3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn" mỗi ngày, không chỉ trong công việc mà còn trong cách mình học hỏi và phát triển.

Ở NMC, Châu chứng kiến rất nhiều trường hợp anh em mình đã "lột xác" và phát triển vượt bậc chỉ nhờ biết cách đặt câu hỏi đúng. Đây là hai câu chuyện mà Châu muốn chia sẻ để anh em mình có thêm động lực nha.

Câu chuyện của An - từ lúng túng đến chuyên nghiệp:

Nguyễn Văn An, 24 tuổi, là nhân viên tư vấn mới tại cơ sở TP.HCM của NMC. An là một chàng trai trẻ năng động, nhưng ban đầu, An thường gặp khó khăn khi đối diện với những khách hàng có nhiều thắc mắc sâu hoặc có xu hướng "kiểm tra" kiến thức của An. Nhiều khi An trả lời chung chung, hoặc sợ không biết nên không dám hỏi lại khách, dẫn đến việc tư vấn không hiệu quả, khách hàng chưa thực sự tin tưởng.

Một lần, An gặp trường hợp khách hàng hỏi rất kỹ về tác dụng phụ của liệu trình laser. An lúng túng, không biết trả lời sao cho thuyết phục. Thay vì tự mình đoán mò, An đã mạnh dạn hỏi chị Trâm – trưởng bộ phận tư vấn, người có hơn 5 năm kinh nghiệm. An không chỉ hỏi "Chị ơi, tác dụng phụ của laser là gì?" mà An đã hỏi rất cụ thể: "Chị Trâm ơi, với khách hàng có tiền sử da nhạy cảm như chị H, khi tư vấn liệu trình laser Pico, em nên nhấn mạnh những tác dụng phụ nào có thể xảy ra ở mức độ nhẹ, và làm sao để trấn an khách hàng về độ an toàn của liệu trình? Có tài liệu hay ví dụ thực tế nào về các trường hợp tương tự không ạ?"

Nhờ câu hỏi chi tiết đó, chị Trâm không chỉ giải thích cặn kẽ về các tác dụng phụ có thể có mà còn chia sẻ kinh nghiệm xử lý tình huống, cách dùng từ ngữ khéo léo để khách hàng yên tâm. An còn được chị Trâm hướng dẫn cách tìm kiếm thông tin trong thư viện tài liệu nội bộ của NMC. Sau lần đó, An đã tự tin hơn rất nhiều, biết cách khai thác thông tin từ khách hàng và đặt câu hỏi cho đồng nghiệp một cách hiệu quả hơn. Giờ đây, An đã trở thành một trong những nhân viên tư vấn được khách hàng tin tưởng và có nhiều khách quay lại nhất ở NMC.

Câu chuyện của Bình - từ bỡ ngỡ đến thành thạo:

Trần Thị Bình, 29 tuổi, là kế toán mới tại cơ sở Hà Nội của NMC. Khi mới vào, Bình rất nhiệt tình nhưng cũng khá bỡ ngỡ với các quy trình thanh toán, báo cáo tài chính đặc thù của ngành dịch vụ y tế. Bình thường xuyên mất thời gian để hoàn thành các báo cáo vì không hiểu rõ các hạng mục, hoặc không biết cách đối chiếu số liệu nhanh chóng.

Bình nhận thấy mình hay bị chậm trễ ở khâu tổng hợp chi phí vật tư y tế. Thay vì cứ ngồi tự mày mò, Bình đã chủ động tìm đến anh Khoa – kế toán trưởng. Bình không hỏi "Anh Khoa ơi, làm sao để tổng hợp chi phí vật tư?" mà hỏi rất rõ ràng: "Anh Khoa ơi, khi tổng hợp chi phí vật tư y tế hàng tháng, em thấy có một số hạng mục nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với các mức giá và chiết khấu khác nhau. Em nên dùng công cụ nào, hoặc có biểu mẫu nào chuẩn của NMC để tổng hợp nhanh và chính xác nhất, tránh sai sót khi đối chiếu với kho không ạ?"

Anh Khoa rất ấn tượng với câu hỏi của Bình vì nó đi thẳng vào vấn đề mà nhiều kế toán mới hay gặp. Anh đã hướng dẫn Bình cách sử dụng một phần mềm quản lý kho tích hợp mà NMC đang áp dụng, đồng thời chia sẻ một số "mẹo" đối chiếu số liệu nhanh gọn. Từ đó, Bình không chỉ hoàn thành công việc nhanh hơn, chính xác hơn mà còn chủ động đề xuất một vài cải tiến nhỏ trong quy trình nhập liệu để tối ưu hóa thời gian cho cả đội. Hiện tại, Bình là một trong những kế toán trẻ giỏi giang, được đánh giá cao ở NMC Hà Nội, luôn hoàn thành công việc "3 Chỉn Chu" và hiệu quả.

Qua những câu chuyện trên, anh em mình thấy đó, kỹ năng đặt câu hỏi đúng nó lợi hại cỡ nào rồi ha! Vậy thì làm sao để rèn luyện và làm chủ được kỹ năng này đây? Châu sẽ mách anh em vài "chiêu" mà Châu vẫn thường tự áp dụng và khuyến khích anh em ở NMC nha:

1. Luôn chuẩn bị trước khi hỏi: Dù là hỏi đồng nghiệp hay cấp trên, hãy dành vài phút suy nghĩ về vấn đề của mình. Ghi ra những gì mình đã biết, những gì mình chưa biết, và mục tiêu của câu hỏi. Điều này giúp câu hỏi của anh em rõ ràng và cụ thể hơn rất nhiều.

2. Lắng nghe chủ động: Khi người khác trả lời, đừng chỉ nghe cho có. Hãy tập trung, ghi chép lại những điểm quan trọng. Nếu có điều gì chưa hiểu, đừng ngần ngại hỏi lại để làm rõ, ví dụ như "Em hiểu là... nhưng cho em hỏi thêm về phần... được không ạ?". Lắng nghe chủ động giúp anh em mình hấp thụ thông tin tốt hơn và tránh việc phải hỏi đi hỏi lại cùng một vấn đề.

3. Học cách đặt câu hỏi mở: Thay vì chỉ hỏi những câu trả lời "có" hoặc "không", hãy dùng các từ như "Tại sao?", "Thế nào?", "Khi nào?", "Như thế nào?", "Bạn nghĩ sao?". Những câu hỏi này sẽ khuyến khích người đối thoại chia sẻ nhiều thông tin hơn, giúp anh em mình có cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.

4. Đừng ngại thể hiện sự thiếu hiểu biết: Cái này là điều quan trọng nhất đó anh em. Không ai biết hết mọi thứ đâu. Việc anh em mình dám hỏi những điều mình chưa biết, chưa hiểu rõ, không chỉ giúp mình học được cái mới mà còn thể hiện sự khiêm tốn, cầu tiến. Ở NMC, Châu luôn tạo ra một môi trường mở, nơi mọi người đều có thể chia sẻ và học hỏi lẫn nhau, đúng với tinh thần "Tâm Đồng Nghiệp" và "Tâm Cộng Đồng".

5. Tìm kiếm phản hồi: Sau khi hỏi và nhận được câu trả lời, anh em có thể hỏi người đã giúp mình rằng "Em đã hỏi rõ ràng chưa ạ? Có cách nào để em đặt câu hỏi tốt hơn không?". Việc này giúp anh em mình nhận ra những điểm cần cải thiện và phát triển kỹ năng này nhanh hơn.

Tại NMC, Châu luôn tin rằng mỗi anh em đều có tiềm năng phát triển không giới hạn. Kỹ năng đặt câu hỏi đúng chính là một công cụ mạnh mẽ để anh em khai phá tiềm năng đó. Phòng khám luôn tạo điều kiện tốt nhất cho anh em học hỏi, từ các buổi đào tạo chuyên môn, các buổi chia sẻ kinh nghiệm nội bộ, đến việc luôn có các cấp quản lý, bác sĩ sẵn sàng lắng nghe và hướng dẫn. Anh em mình cứ mạnh dạn, cứ tự tin "gom lúa" kiến thức về cho mình nha!

👉 Xem cơ hội nghề nghiệp và ứng tuyển tại: nguyenmaichau.com.vn/phat-trien

Để có những chia sẻ thật tâm và hữu ích nhất cho anh em, Châu luôn tìm hiểu từ nhiều nguồn uy tín về phát triển kỹ năng mềm và tư duy làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là một số tài liệu và nguyên tắc mà Châu đã tham khảo, áp dụng trong việc xây dựng văn hóa học hỏi tại NMC:

• "The Art of Asking: How to Solicit Support, Advice, and Help from Your Network" của Amanda Palmer (Dù sách nói về nghệ thuật kêu gọi, nhưng các nguyên tắc về sự chân thành, rõ ràng trong việc yêu cầu và đặt câu hỏi là vô cùng hữu ích).
• "Asking the Right Questions: A Guide to Critical Thinking" của M. Neil Browne & Stuart M. Keeley (Cuốn sách này giúp Châu hiểu sâu hơn về cách xây dựng tư duy phản biện qua việc đặt câu hỏi hiệu quả).
• Các nguyên tắc phát triển bản thân và kỹ năng giao tiếp từ Harvard Business Review và các khóa học online về soft skills.
• Văn hóa "Làm bằng TÂM" và nguyên tắc "3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn" của Phòng Khám Da Liễu Nguyễn Mai Châu, được đúc kết từ thực tiễn hoạt động và phát triển đội ngũ.