Chi phí mở Spa Phòng khám: Tính toán thế nào để có lời ngay?

Chào anh em! Châu biết, khi mới bắt đầu hay thậm chí đã vận hành một thời gian, cái khoản "chi phí" nó cứ ám ảnh mình mãi đúng không?

"Chi phí mở spa phòng khám" không chỉ là tiền thuê mặt bằng hay mua máy móc ban đầu đâu anh em. Nó còn ti tỉ thứ nhỏ nhặt khác mà nếu không nắm rõ, mình rất dễ bị hụt hơi, thậm chí là "chết yểu" giữa đường. Châu đã từng chứng kiến nhiều anh em có chuyên môn giỏi, tâm huyết lắm, nhưng vì quản lý tài chính không vững mà phải đóng cửa đáng tiếc. Cho nên hôm nay, Châu muốn chia sẻ ruột gan với anh em về cái khoản này, để mình cùng nhìn thẳng vào sự thật, tính toán kỹ càng và đưa ra chiến lược vững chắc nha.

Đầu tiên, Châu muốn anh em phân biệt rõ hai loại chi phí chính:

1. Chi phí cố định (Fixed Costs): Là những khoản tiền anh em phải trả định kỳ, không thay đổi dù mình có khách hay không có khách. Nó giống như nền móng của căn nhà vậy đó, không có là không đứng vững được.

• ✅Tiền thuê mặt bằng (dù ế vẫn phải trả)
• ✅Lương cứng nhân viên (quản lý, lễ tân, bảo vệ...)
• ✅Khấu hao tài sản (máy móc, nội thất - dù không dùng vẫn hao mòn)
• ✅Tiền Internet, điện thoại, phần mềm quản lý (khoản này thường cố định)
• ✅Chi phí bảo hiểm (nếu có)
• ✅Giấy phép kinh doanh, thuế môn bài (phải đóng hàng năm)

2. Chi phí biến đổi (Variable Costs): Là những khoản tiền thay đổi tùy theo lượng khách, lượng dịch vụ mình cung cấp. Càng đông khách thì khoản này càng nhiều, nhưng bù lại là mình có doanh thu mà đúng không?

• ✅Mỹ phẩm, vật tư tiêu hao (gạc, bông, kim tiêm, tinh chất... dùng bao nhiêu tính bấy nhiêu)
• ✅Chi phí điện, nước (dùng nhiều, bật máy nhiều thì tốn nhiều)
• ✅Lương hoa hồng/doanh số cho kỹ thuật viên, bác sĩ (trả theo số lượng dịch vụ thực hiện)
• ✅Chi phí marketing, quảng cáo (chạy ads tùy ngân sách và chiến dịch)
• ✅Chi phí bảo trì, sửa chữa máy móc (tần suất dùng nhiều dễ hỏng hơn)

Nắm được hai khoản này giúp mình định hình rõ ràng bức tranh tài chính. Châu thấy nhiều anh em hay gộp chung hoặc bỏ sót chi phí cố định, rồi đến cuối tháng hụt tiền không hiểu vì sao. Cứ chia rõ ràng ra, mình sẽ dễ kiểm soát hơn rất nhiều.

Ví dụ như Châu hồi mới mở NMC, Châu ngồi liệt kê từng mục nhỏ nhất, từ tiền mua cái khăn, cái chổi cho đến tiền đổ rác hàng tháng. Nghe có vẻ tỉ mỉ quá ha, nhưng mà nó giúp mình hình dung được con số tổng mình cần phải "nuôi" cái spa này mỗi tháng là bao nhiêu. Từ đó mình mới có mục tiêu doanh thu cụ thể và biết phải làm gì để đạt được nó.

Một điều Châu muốn dặn anh em là đừng bao giờ bỏ qua các chi phí "ẩn" hoặc những khoản nhỏ lẻ mà mình tưởng không đáng kể. Nó giống như những viên gạch nhỏ nhưng lại xây nên cả bức tường vậy. Đặc biệt là những quy định pháp lý khi "chi phí mở spa phòng khám" thì cần có giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề, giấy phép đủ điều kiện hoạt động của sở y tế. Những khoản này tuy ban đầu tốn kém nhưng là "bảo hiểm" cho sự hoạt động bền vững của mình đó anh em. Đừng vì tiếc vài triệu mà chuốc lấy rủi ro pháp lý về sau.

Đã là chủ kinh doanh, Châu tin "điểm hòa vốn" là con số anh em phải thuộc nằm lòng hơn bất cứ công thức nào khác. Nghe hơi "kinh tế học" một chút, nhưng Châu sẽ giải thích bằng ngôn ngữ gần gũi nhất cho anh em dễ hiểu nha.

Điểm hòa vốn đơn giản là cái mốc doanh thu mà tại đó, tổng doanh thu của mình vừa đủ để bù đắp hết tất cả các khoản chi phí (cố định lẫn biến đổi). Dưới điểm này là lỗ, trên điểm này là có lời. Nó giống như mình leo núi vậy đó, phải qua đỉnh núi thì mới bắt đầu thấy quang cảnh đẹp.

Công thức tính điểm hòa vốn (Break-even Point):

Điểm Hòa Vốn = Tổng Chi Phí Cố Định / (1 – (Tổng Chi Phí Biến Đổi / Doanh Thu))

Nghe có vẻ hơi phức tạp đúng không anh em? Châu ví dụ thế này cho dễ hình dung nha.

Giả sử Spa A của chị Lan (32 tuổi, chủ spa ở Quận 7, TP.HCM) có:

• Tổng chi phí cố định hàng tháng: 50 triệu đồng (thuê mặt bằng, lương cứng, khấu hao...)
• Giá dịch vụ trung bình: 500.000 VNĐ/lượt (ví dụ: một buổi chăm sóc da chuyên sâu)
• Chi phí biến đổi trên mỗi dịch vụ: 150.000 VNĐ (mỹ phẩm, điện nước dùng cho 1 buổi, hoa hồng kỹ thuật viên)

Vậy, lợi nhuận gộp trên mỗi dịch vụ của chị Lan là: 500.000 - 150.000 = 350.000 VNĐ. Hay nói cách khác, tỷ lệ lợi nhuận gộp là (350.000 / 500.000) = 0.7 (hoặc 70%).

Bây giờ mình tính số lượng dịch vụ cần thực hiện để hòa vốn:

Số dịch vụ cần hòa vốn = Chi phí cố định / Lợi nhuận gộp trên mỗi dịch vụ = 50.000.000 / 350.000 = ~143 dịch vụ.

Tức là, chị Lan cần thực hiện ít nhất 143 lượt dịch vụ chăm sóc da mỗi tháng thì spa của chị mới bắt đầu có lời. Nếu chị chỉ làm được 100 lượt, chị sẽ lỗ. Nếu chị làm được 200 lượt, chị sẽ có lời.

Anh em thấy không? Khi mình có con số cụ thể, mình mới biết mình cần phải "cày" bao nhiêu để không bị lỗ, và từ đó đặt ra mục tiêu cho nhân viên, cho các chiến dịch marketing.

Châu đã gặp một trường hợp như anh Minh (29 tuổi, quản lý phòng khám da liễu mới mở ở Hà Nội), anh ấy rất tự tin vào dịch vụ của mình, nhưng lại không tính kỹ điểm hòa vốn. Anh ấy cứ nghĩ doanh thu 100 triệu là có lời rồi. Nhưng thực tế, với chi phí cố định 70 triệu và chi phí biến đổi khá cao, điểm hòa vốn của anh ấy lên tới 120 triệu. Kết quả là sau vài tháng, dù có khách, anh vẫn thấy tiền không đọng lại, thậm chí phải bù thêm. Đến khi Châu chia sẻ về cách tính này, anh Minh mới vỡ lẽ và bắt đầu điều chỉnh lại chiến lược giá, tối ưu chi phí và đẩy mạnh gói dịch vụ hiệu quả hơn. Đó là lý do Châu nhấn mạnh, điểm hòa vốn không chỉ là một con số, nó là kim chỉ nam cho mọi quyết định kinh doanh của anh em đó!

Sau khi đã nắm được chi phí và điểm hòa vốn, bước tiếp theo là làm sao để tối ưu lợi nhuận, biến cái lỗ thành cái lời, hoặc từ lời ít thành lời nhiều. Đây là phần Châu tâm đắc nhất, vì nó đòi hỏi sự sáng tạo và chiến lược từ anh em.

Châu có vài "chiêu" muốn chia sẻ với anh em đây:

• Kiểm soát chi phí chặt chẽ:
• ✅Thường xuyên rà soát các nhà cung cấp, đàm phán giá tốt hơn cho vật tư, mỹ phẩm.
• ✅Quản lý kho chặt chẽ, tránh thất thoát, lãng phí hoặc hết hạn sử dụng.
• ✅Tối ưu hóa việc sử dụng điện nước, máy móc.
• ✅Xem xét lại các gói phần mềm, dịch vụ không cần thiết.
• ❌Đừng cắt giảm chi phí quá đà vào chất lượng sản phẩm/dịch vụ cốt lõi, nó sẽ ảnh hưởng đến uy tín và giữ chân khách hàng.

• Tăng doanh thu:
• ✅Đa dạng hóa dịch vụ: Ngoài các dịch vụ cơ bản, hãy xem xét các dịch vụ "hot" hoặc dịch vụ bổ sung để tăng doanh thu trên mỗi khách hàng.
• ✅Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết: Khuyến mãi cho khách cũ, gói combo, thẻ thành viên để giữ chân và khuyến khích họ chi tiêu nhiều hơn.
• ✅Chiến lược giá thông minh: Đừng chỉ bán một giá. Hãy có các gói dịch vụ khác nhau, combo, chương trình khuyến mãi theo mùa, giờ vàng...
• ✅Đẩy mạnh marketing và bán hàng: Đầu tư vào các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng của mình (Facebook, Instagram, TikTok, Zalo). Đào tạo nhân viên tư vấn, bán hàng chuyên nghiệp, không chỉ làm dịch vụ mà còn biết "upsell" và "cross-sell" (bán thêm và bán chéo).

• Quản lý dòng tiền:
• ✅Lên kế hoạch tài chính hàng tuần, hàng tháng. Dự trù các khoản thu, chi.
• ✅Luôn có một khoản quỹ dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp.
• ✅Theo dõi sát sao các khoản phải thu, phải trả.

Anh em nhớ nha, kinh doanh là một đường dài. Không phải cứ mở ra là có lời ngay được. Quan trọng là mình phải biết "đọc" các con số, hiểu được nó đang nói gì về "sức khỏe" của spa, phòng khám của mình.

Ở NMC, Châu luôn khuyến khích anh em quản lý phải có báo cáo tài chính định kỳ, không chỉ là báo cáo doanh thu mà còn cả báo cáo chi phí, báo cáo lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng. Từ những báo cáo này, mình sẽ nhìn ra được "lỗ hổng" ở đâu, "điểm sáng" ở đâu để phát huy.

Như chị Hà (28 tuổi, chủ spa nhỏ ở TP. Thủ Đức) ban đầu rất khó khăn trong việc tối ưu lợi nhuận. Chi phí cố định không cao nhưng chi phí biến đổi trên mỗi dịch vụ lại quá lớn do nhập mỹ phẩm giá cao và không có chiến lược giá. Sau khi được Châu và team NMC chia sẻ, chị Hà bắt đầu đàm phán lại với nhà cung cấp, đồng thời xây dựng các gói combo dịch vụ hợp lý hơn. Chị cũng mạnh dạn đầu tư vào marketing online và đào tạo nhân viên cách tư vấn, bán hàng hiệu quả hơn. Kết quả là chỉ sau 3 tháng, lợi nhuận của chị đã tăng trưởng đáng kể, từ chỗ chỉ đủ hòa vốn giờ đã có lãi đều đặn.

Đây không phải là phép màu gì đâu anh em, mà là sự tính toán kỹ lưỡng, áp dụng đúng phương pháp và không ngừng học hỏi, điều chỉnh. Đừng ngại thay đổi và thử nghiệm những chiến lược mới mẻ nhé.

Anh em thân mến, hành trình kinh doanh spa, phòng khám đầy thử thách nhưng cũng không thiếu cơ hội. Để thành công, bên cạnh chuyên môn vững vàng, thì quản lý tài chính hiệu quả chính là "xương sống" giúp mình đứng vững và phát triển.

Châu muốn gửi gắm một vài lời khuyên từ kinh nghiệm thực chiến của mình:

• Lên kế hoạch tài chính chi tiết từ đầu: Đừng làm theo cảm tính. Hãy ngồi xuống, liệt kê từng khoản mục, dù nhỏ nhất. Sử dụng bảng tính Excel hoặc phần mềm quản lý để theo dõi. Một "chi phí mở spa phòng khám" ban đầu tưởng là lớn, nhưng nếu mình phân bổ và kiểm soát tốt, nó sẽ là khoản đầu tư xứng đáng.
• Đừng ngại tìm kiếm sự giúp đỡ: Nếu anh em không giỏi về số má, đừng cố gắng ôm đồm. Hãy thuê kế toán, chuyên gia tư vấn tài chính hoặc tìm đến những chương trình mentor chuyên sâu. Việc này không phải là tốn kém mà là đầu tư để tránh những sai lầm lớn hơn.
• Học hỏi và cập nhật liên tục: Thị trường luôn thay đổi, chi phí nguyên vật liệu, giá dịch vụ, chiến lược marketing cũng phải linh hoạt theo. Anh em phải là người tiên phong trong việc nắm bắt thông tin và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp.
• Quan trọng nhất là Đam Mê và Kiên Trì: Có những lúc anh em sẽ nản, sẽ thấy áp lực về tài chính. Nhưng nếu mình có đam mê thực sự và sự kiên trì, cùng với một kế hoạch tài chính vững vàng, Châu tin chắc anh em sẽ vượt qua được mọi khó khăn và gặt hái thành công.

Châu và đội ngũ NMC luôn sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm, đồng hành cùng anh em trên con đường phát triển sự nghiệp kinh doanh ngành làm đẹp. Nếu anh em đang gặp khó khăn hoặc muốn phát triển mô hình kinh doanh của mình một cách bền vững, đừng ngần ngại tìm hiểu chương trình Mentor của NMC.

NMC không chỉ là phòng khám da liễu, mà còn là nơi ươm mầm và chia sẻ kinh nghiệm cho các chủ spa, phòng khám tương lai.

👉 Tìm hiểu chương trình NMC Mentor dành cho Chủ Spa: nguyenmaichau.com.vn/doi-tac

Để có được những chia sẻ thực tế và có cơ sở nhất, Châu đã tham khảo và tổng hợp kiến thức từ nhiều nguồn uy tín về quản lý kinh doanh và tài chính:

• Investopedia. "Break-Even Point (BEP): Definition, Examples, and How to Calculate It". https://www.investopedia.com/terms/b/breakevenpoint.asp
• Small Business Administration (SBA). "Understand Your Costs". https://www.sba.gov/business-guide/plan-your-business/understand-your-costs
• Harvard Business Review. "The Right Way to Manage Your Company's Costs". https://hbr.org/2012/10/the-right-way-to-manage-your-companys-costs

✅ Đã xem bởi BS. Nguyễn Thu Huệ