Làm sao để thực hành Tuân thủ Quy trình Công ty hiệu quả tại NMC?

Chào anh em,

Với Châu, nhà sáng lập Phòng Khám Da Liễu Nguyễn Mai Châu (NMC), việc tuân thủ quy trình công ty không chỉ là một yêu cầu hành chính đơn thuần đâu. Nó là linh hồn của NMC, là nền tảng để mỗi chúng ta 'làm bằng tâm' và mang lại giá trị thật sự cho khách hàng.

Anh em cứ hình dung thế này, trong một phòng khám da liễu, mọi thứ cần phải chính xác, an toàn và đồng bộ. Từ việc tiếp đón khách hàng, tư vấn, đến thực hiện các liệu trình phức tạp – mỗi bước đều phải tuân theo một quy trình chuẩn. Nếu không có quy trình rõ ràng, mỗi người làm một kiểu, thì làm sao đảm bảo được chất lượng dịch vụ luôn tốt, làm sao bảo vệ được an toàn cho khách hàng, và làm sao để anh em mình làm việc một cách trôi chảy, hiệu quả được đúng không?

Tại NMC, chúng ta có những nguyên tắc vàng như 3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn. Quy trình chính là cách để cụ thể hóa những nguyên tắc này thành hành động. "Sạch sẽ" không chỉ là vệ sinh, mà còn là quy trình vô trùng, quy trình xử lý dụng cụ. "Chỉn chu" là quy trình tư vấn tận tâm, quy trình thực hiện liệu trình đúng chuẩn y khoa. "Tốt hơn" là quy trình đánh giá, lắng nghe phản hồi và không ngừng cải tiến dịch vụ. Tất cả đều đi kèm với các bước rõ ràng mà mỗi anh em cần nắm vững.

Việc tuân thủ quy trình mang lại lợi ích kép, không chỉ cho khách hàng mà còn cho chính mỗi anh em chúng ta. Đối với khách hàng, họ nhận được dịch vụ chất lượng cao, an toàn, hiệu quả và đồng đều dù gặp bất kỳ nhân viên nào tại cả hai cơ sở ở TP.HCM hay Hà Nội. Còn với anh em, quy trình giúp chúng ta làm việc chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu sai sót, hạn chế rủi ro pháp lý và y tế. Anh em sẽ cảm thấy tự tin hơn khi biết mình đang đi đúng hướng, có một lộ trình rõ ràng để phát triển bản thân và sự nghiệp tại NMC. Đó là lý do vì sao Châu và toàn bộ team NMC luôn đặt việc tuân thủ quy trình lên hàng đầu, anh em ạ.

Nhiều anh em có thể nghĩ, quy trình là cái gì đó khô khan, cứng nhắc. Nhưng tin Châu đi, khi đã hiểu rõ và thực hành đúng, quy trình sẽ là "trợ thủ" đắc lực giúp công việc của chúng ta nhẹ nhàng, hiệu quả hơn rất nhiều. Ở NMC, Châu và team đã đúc kết được vài bí quyết nhỏ mà anh em có thể áp dụng ngay:

✅ Luôn đặt câu hỏi khi không rõ: Đừng ngại hỏi, anh em nhé! Đặc biệt là những anh em mới, việc nắm rõ quy trình từ đầu là cực kỳ quan trọng. Nếu có bất kỳ điều gì không chắc chắn, hãy chủ động hỏi quản lý trực tiếp hoặc các anh chị đồng nghiệp có kinh nghiệm. Thà hỏi kỹ còn hơn làm sai, gây ảnh hưởng đến công việc và khách hàng.

✅ Học và hiểu rõ "tại sao": Thay vì chỉ làm theo một cách máy móc, hãy tìm hiểu lý do đằng sau mỗi quy trình. Khi anh em hiểu "tại sao phải làm thế này, mà không phải thế kia", anh em sẽ dễ dàng ghi nhớ, thực hiện đúng và thậm chí là có thể đề xuất những cải tiến phù hợp.

✅ Sử dụng công cụ hỗ trợ: NMC luôn trang bị đầy đủ tài liệu, checklist, hoặc phần mềm quản lý để giúp anh em theo dõi và thực hiện quy trình. Hãy tận dụng tối đa những công cụ này. Ví dụ, trước khi thực hiện liệu trình, luôn kiểm tra checklist chuẩn bị máy móc, dụng cụ. Nó giúp anh em không bỏ sót bất kỳ bước nào.

✅ Ghi chép và tự ôn tập: Đặc biệt với những quy trình phức tạp hoặc ít khi sử dụng, việc ghi chép lại các bước quan trọng vào sổ tay cá nhân hoặc file ghi chú là rất hữu ích. Đôi khi, tự mình xem lại và hình dung các bước sẽ giúp anh em củng cố kiến thức.

✅ Tham gia vào quá trình cải tiến: Quy trình không phải là bất biến, anh em ạ. NMC luôn khuyến khích mỗi thành viên đóng góp ý kiến để quy trình ngày càng hoàn thiện hơn. Nếu anh em phát hiện ra một điểm nào đó chưa hợp lý, hay có ý tưởng để quy trình hiệu quả hơn, đừng ngần ngại chia sẻ với quản lý. Đó chính là tinh thần "3 Tốt Hơn" của NMC.

✅ Làm gương và hỗ trợ đồng nghiệp: Khi anh em đã nắm vững quy trình, hãy chủ động làm gương cho các bạn mới, và sẵn lòng hướng dẫn khi đồng nghiệp cần. Văn hóa chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau là một phần quan trọng tại NMC, giúp cả tập thể cùng tiến bộ.

Những bí quyết này không chỉ giúp anh em tuân thủ quy trình tốt hơn mà còn là cách để phát triển kỹ năng làm việc chuyên nghiệp, trở thành một thành viên có giá trị tại NMC. Châu tin rằng, mọi sự nỗ lực của anh em đều sẽ được ghi nhận và đền đáp xứng đáng.

Để anh em dễ hình dung hơn, Châu muốn chia sẻ câu chuyện về một thành viên trong team mình – bạn Kim Yến. Yến năm nay 24 tuổi, hiện đang là Trưởng nhóm Tư vấn tại NMC, cơ sở TP.HCM. Yến vào NMC khi còn rất trẻ, đầy nhiệt huyết nhưng cũng không tránh khỏi những bỡ ngỡ ban đầu.

"Ngày mới vào NMC với vai trò nhân viên tư vấn, em thực sự cảm thấy hơi choáng ngợp với hàng loạt quy trình từ cách tiếp đón khách hàng, quy trình tư vấn dịch vụ, đến cách chốt liệu trình và xử lý hồ sơ. Em sợ mình sẽ làm sai, làm ảnh hưởng đến phòng khám", Yến tâm sự với Châu trong một lần trao đổi.

Tuy nhiên, điều mà Châu rất quý ở Yến là tinh thần ham học hỏi và sự chủ động. Yến không ngại hỏi sếp, hỏi các anh chị đồng nghiệp có kinh nghiệm. Mỗi khi có quy trình mới, Yến đều ghi chép cẩn thận, về nhà còn tự đọc lại và thực hành "tư vấn giả" để quen tay. Yến luôn cố gắng hiểu rõ lý do tại sao mỗi quy trình lại được thiết lập như vậy, thay vì chỉ làm theo một cách máy móc.

Châu nhớ có lần, một khách hàng nước ngoài đến khám và Yến phải xử lý một tình huống khá đặc biệt. Nhờ việc nắm vững quy trình tư vấn và xử lý vấn đề, Yến đã giải quyết tình huống một cách chuyên nghiệp, khiến khách hàng rất hài lòng và để lại lời khen ngợi đặc biệt. Đó là một minh chứng rõ ràng cho việc tuân thủ quy trình không chỉ giúp công việc suôn sẻ mà còn tạo ra ấn tượng tốt đẹp.

Chỉ sau 2 năm gắn bó với NMC, Yến không chỉ trở thành một nhân tố chủ chốt trong team tư vấn, đạt doanh số cao ổn định, mà còn được thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm Tư vấn. Bây giờ, chính Yến lại là người hướng dẫn, kèm cặp các bạn nhân viên mới, truyền đạt kinh nghiệm về việc tuân thủ quy trình một cách tận tâm nhất. Câu chuyện của Yến là động lực để Châu và NMC tiếp tục tin tưởng vào việc xây dựng và phát triển một đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, có tâm và tuân thủ quy trình một cách hiệu quả.

Một câu chuyện khác mà Châu cũng rất muốn kể cho anh em nghe, đó là về Trần Văn Trung. Trung năm nay 29 tuổi, là một Kỹ thuật viên Da liễu cao cấp tại cơ sở Hà Nội của NMC. Khác với Yến ở vị trí tư vấn, Trung trực tiếp làm việc với máy móc và thực hiện các liệu trình điều trị cho khách hàng.

Anh em biết đấy, công việc của kỹ thuật viên đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác từng ly từng tí. Chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình chuẩn bị máy móc hay thao tác điều trị cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và an toàn của khách hàng. Trung không chỉ là người tuân thủ quy trình một cách nghiêm ngặt, mà còn là người luôn suy nghĩ để làm sao mọi thứ tốt hơn – đúng với tinh thần "3 Tốt Hơn" của NMC.

"Trong quá trình làm việc, em luôn cố gắng tuân thủ đúng các bước kỹ thuật đã được đào tạo. Nhưng nhiều khi, em lại tự hỏi liệu có cách nào để tối ưu hơn không? Ví dụ như quy trình kiểm tra và chuẩn bị máy laser, em thấy có thể rút gọn một vài bước nhỏ mà vẫn đảm bảo an toàn và hiệu quả", Trung chia sẻ với Châu trong một buổi họp cải tiến chất lượng định kỳ.

Trung đã dành thời gian nghiên cứu, ghi chép lại các bước và đề xuất một số điều chỉnh nhỏ trong quy trình chuẩn bị và vận hành máy móc. Trung trình bày ý tưởng của mình một cách rất rõ ràng, có phân tích ưu nhược điểm và được sự góp ý của các bác sĩ, quản lý. Sau khi được đánh giá và thử nghiệm cẩn thận, một số đề xuất của Trung đã được NMC áp dụng vào quy trình chuẩn.

Những cải tiến này đã giúp phòng khám tiết kiệm đáng kể thời gian chuẩn bị, tăng hiệu suất làm việc của kỹ thuật viên, và quan trọng nhất là nâng cao trải nghiệm, sự an toàn cho khách hàng. Trung không chỉ được các anh em đồng nghiệp nể phục về chuyên môn, mà còn được đánh giá cao về tinh thần chủ động, trách nhiệm và sự sáng tạo trong công việc. Từ một kỹ thuật viên bình thường, Trung đã trở thành một kỹ thuật viên cao cấp, một tấm gương về sự tận tụy và tinh thần cải tiến không ngừng tại NMC.

Qua câu chuyện của Yến và Trung, Châu muốn anh em thấy rằng, tuân thủ quy trình không chỉ là việc làm theo những gì đã có, mà còn là cơ hội để mỗi cá nhân thể hiện năng lực, sự chủ động và tinh thần cống hiến, từ đó mở ra con đường phát triển sự nghiệp vững chắc tại NMC.

Anh em thân mến,

Những câu chuyện của Kim Yến và Trần Văn Trung chính là minh chứng sống động cho văn hóa làm việc tại NMC. Ở đây, Châu không chỉ tìm kiếm những cá nhân có chuyên môn tốt, mà còn tìm kiếm những anh em có tâm huyết, tinh thần trách nhiệm và sẵn sàng học hỏi, phát triển.

Tuân thủ quy trình công ty là một phần không thể thiếu để chúng ta cùng nhau xây dựng một NMC vững mạnh, nơi mỗi khách hàng được chăm sóc tận tình và mỗi nhân viên đều có cơ hội phát triển tối đa. Châu tin rằng, một môi trường làm việc tốt không chỉ mang lại thu nhập ổn định (lương cạnh tranh, bảo hiểm đầy đủ) mà còn phải tạo điều kiện để anh em cảm thấy hạnh phúc, tự hào với công việc mình đang làm.

Tại NMC, anh em sẽ luôn được tạo điều kiện để trau dồi kiến thức, nâng cao tay nghề thông qua các chương trình đào tạo chứng chỉ hàng tháng, cập nhật những công nghệ và phương pháp điều trị mới nhất. Đặc biệt, Châu còn muốn anh em mình được hưởng những dịch vụ tốt nhất – nên phúc lợi làm đẹp miễn phí tại phòng khám là điều mà NMC tự hào mang lại cho mỗi thành viên. Anh em mình đẹp, anh em mình khỏe, thì mới có tâm mà làm việc tốt cho khách hàng được đúng không?

Môi trường NMC luôn đề cao sự minh bạch, công bằng, và tinh thần đồng đội. Chúng ta cùng nhau làm việc, cùng nhau hỗ trợ, cùng nhau vượt qua thử thách để đạt được mục tiêu chung. Đó là cái 'Tâm Đồng Nghiệp' mà Châu luôn muốn xây dựng và duy trì.

Nếu anh em đang tìm kiếm một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có tâm, nơi anh em được học hỏi, được phát triển và được cống hiến giá trị thực sự, thì NMC chính là nơi dành cho anh em. Châu và toàn thể đội ngũ NMC luôn chào đón những thành viên mới gia nhập, cùng nhau tạo nên những giá trị tốt đẹp hơn nữa.

✅ Đã xem bởi BS. Nguyễn Thu Huệ

👉 Xem cơ hội nghề nghiệp và ứng tuyển tại: nguyenmaichau.com.vn/phat-trien

Để xây dựng văn hóa và quy trình làm việc hiệu quả tại NMC, Châu đã tham khảo và áp dụng nhiều nguyên tắc từ các nguồn đáng tin cậy:

• Văn hóa 'Làm bằng TÂM' của NMC: Tài liệu nội bộ hướng dẫn về giá trị cốt lõi và tinh thần làm việc của Phòng Khám Nguyễn Mai Châu.
• NMC Internal Handbook - Quy tắc 3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn: Cẩm nang nội bộ chi tiết các nguyên tắc vận hành, quy trình làm việc chuẩn cho từng vị trí.
• Best Practices in Clinical Operations Management: Sách và tài liệu về quản lý vận hành trong ngành y tế, nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình và chất lượng dịch vụ.