Làm sao để giao tiếp nhóm hiệu quả, gắn kết như ở NMC?

Châu chào anh em nhé! Hôm nay Châu muốn mình cùng ngồi lại, tâm sự chút chuyện "nội bộ" mà Châu nghĩ anh em nào cũng quan tâm, đó là giao tiếp nhóm hiệu quả. Nghe thì có vẻ "to tát" ghê ha, nhưng Châu thấy nó gần gũi lắm, đặc biệt là ở NMC nhà mình. Nói đơn giản, giao tiếp nhóm là cách anh em trong một tập thể tương tác, trao đổi thông tin, ý kiến, cảm xúc để cùng làm việc, cùng đạt được mục tiêu chung. Nó không chỉ là nói chuyện bình thường đâu, mà nó còn là lắng nghe, là thấu hiểu, là biết cách truyền đạt ý tưởng sao cho người khác dễ nắm bắt nhất.

Ở NMC, Châu luôn tâm niệm một điều: chúng ta là một gia đình lớn. Mà gia đình thì sao? Phải yêu thương, thấu hiểu nhau đúng không? Đó cũng chính là cái "Tâm" mà Châu luôn muốn mọi người đặt vào công việc, vào khách hàng, vào đồng nghiệp và cả cộng đồng nữa. Giao tiếp nhóm hiệu quả chính là xương sống để cái "Tâm" này được lan tỏa. Anh em cứ nghĩ mà xem, nếu mỗi người một ý, không ai chịu lắng nghe ai, thông tin truyền đi cứ "râu ông nọ cắm cằm bà kia" thì làm sao mà công việc trôi chảy được? Khách hàng của mình sẽ là người chịu thiệt thòi đầu tiên.

Chưa kể, ở NMC, mình có những nguyên tắc rất rõ ràng là 3 Sạch Sẽ, 3 Chỉn Chu, 3 Tốt Hơn. Để thực hiện được những nguyên tắc này, từ việc chuẩn bị phòng khám sạch sẽ tinh tươm, quy trình tư vấn chỉn chu từng bước, đến việc mỗi ngày đều cố gắng làm tốt hơn ngày hôm qua, tất cả đều cần sự phối hợp ăn ý của cả đội. Một bạn lễ tân chào đón khách niềm nở, một bạn điều dưỡng hỗ trợ bác sĩ tận tình, một bạn tư vấn viên giải đáp thắc mắc khách hàng rõ ràng... mỗi người một mắt xích, đều phải thông tin cho nhau liên tục. Có lúc, sẽ có những vấn đề khó khăn phát sinh. Lúc đó, cả nhóm cần ngồi lại, cùng nhau thảo luận, đưa ra giải pháp. Nếu không có kỹ năng giao tiếp tốt, làm sao mình giải quyết vấn đề được gọn gàng, êm đẹp cho khách hàng của mình?

Thật ra, Châu thấy giao tiếp nhóm không chỉ giúp công việc hiệu quả hơn, mà còn giúp anh em mình vui vẻ, gắn kết hơn nữa. Khi mình được nói ra suy nghĩ, được lắng nghe và được tôn trọng, tự nhiên mình cảm thấy mình là một phần quan trọng của tập thể. Điều đó tạo nên một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều muốn đóng góp, cùng nhau tiến bộ. Vậy nên, anh em đừng xem nhẹ kỹ năng này nha. Nó chính là "chìa khóa vàng" để mình cùng nhau phát triển, cả trong công việc lẫn cuộc sống đó.

Nói đi thì cũng phải nói lại, giao tiếp nhóm không phải tự nhiên mà giỏi được đâu anh em ạ. Nó cần được rèn luyện mỗi ngày. Ở NMC, Châu và các bạn leader luôn khuyến khích anh em mình thực hành những điều sau để việc trao đổi thông tin thật sự hiệu quả và gắn kết:

✅ Lắng nghe chủ động (Active Listening): Đây là điều Châu đặt lên hàng đầu. Lắng nghe không chỉ là nghe những gì người khác nói, mà còn là hiểu cả cảm xúc, ý định đằng sau lời nói đó. Khi đồng nghiệp đang chia sẻ, hãy tập trung 100%, tránh ngắt lời, và thỉnh thoảng gật đầu hay nói "Châu hiểu", "Dạ vâng" để họ biết mình đang thật sự chú ý. Sau đó, có thể tóm tắt lại ý chính để xác nhận mình đã hiểu đúng chưa. Kiểu như, "À, ý em là mình cần tăng cường đào tạo về quy trình tư vấn mới đúng không?". Việc này giúp tránh hiểu lầm và cho thấy sự tôn trọng.

✅ Nói chuyện rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề: Đừng vòng vo tam quốc, anh em mình ơi! Khi cần truyền đạt thông tin, hãy trình bày ngắn gọn, súc tích, đủ ý và dễ hiểu. Tránh dùng những từ ngữ quá chuyên môn nếu đối tượng nghe không phải là dân chuyên ngành. Ví dụ, thay vì nói "Chúng ta cần tối ưu hóa conversion rate trên landing page bằng cách A/B testing các CTA", hãy nói "Mình cần thử nhiều cách kêu gọi hành động khác nhau trên trang web để khách hàng dễ bấm vào hơn". Rõ ràng thì ai cũng dễ nắm bắt, công việc cũng chạy ro ro.

✅ Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback): Khi góp ý cho đồng nghiệp, hãy nhớ nguyên tắc "làm bằng TÂM". Tập trung vào hành vi hoặc công việc, chứ không phải tấn công cá nhân. Thay vì nói "Em làm sai rồi, dở quá!", hãy nói "Châu thấy chỗ này mình có thể cải thiện bằng cách X, Y, Z. Lần sau mình thử nhé!". Luôn bắt đầu bằng việc nhận xét điểm tốt, sau đó mới đến phần cần cải thiện, và luôn đưa ra giải pháp cụ thể. Mục đích là để cùng nhau tiến bộ, chứ không phải để chê bai.

✅ Biết đồng cảm và đặt mình vào vị trí của người khác: Mỗi người đều có hoàn cảnh, áp lực riêng. Khi làm việc nhóm, sẽ có lúc mâu thuẫn hoặc hiểu lầm. Thay vì nóng vội phán xét, hãy thử đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp để hiểu lý do họ hành xử như vậy. "Nếu là mình trong tình huống đó, mình sẽ cảm thấy thế nào?" Câu hỏi này sẽ giúp anh em có cái nhìn bao dung hơn, từ đó tìm ra cách giao tiếp phù hợp và nhẹ nhàng hơn.

✅ Cởi mở với sự đa dạng ý kiến: Một tập thể mạnh là một tập thể biết trân trọng sự khác biệt. Mỗi anh em sẽ có cách nhìn, cách làm riêng. Đừng ngại chia sẻ ý kiến của mình và cũng đừng vội vàng gạt bỏ ý kiến của người khác. Hãy tạo một không gian an toàn để mọi người đều cảm thấy thoải mái đóng góp. Đôi khi, những ý tưởng "điên rồ" nhất lại mang đến những đột phá không ngờ đấy!

Ở NMC, Châu luôn khuyến khích anh em mình thực hành những điều này trong các buổi họp giao ban sáng, trong lúc thảo luận về ca khách hàng, hay cả trong những buổi trà đá, cà phê nữa. Cứ thực hành dần dần, anh em sẽ thấy mình tự tin hơn hẳn, và đội nhóm cũng gắn kết hơn rất nhiều.

Để anh em dễ hình dung hơn, Châu muốn chia sẻ hai câu chuyện thực tế của các bạn nhân viên NMC nhà mình. Mỗi bạn đều có những trải nghiệm riêng, nhưng đều cho thấy giao tiếp nhóm hiệu quả đã giúp các bạn phát triển thế nào.

---

Câu chuyện của Kim Yến – Từ rụt rè đến "tiếng nói" của team Hành chính

Kim Yến, 24 tuổi, quê Bình Dương, vừa tốt nghiệp đại học và gia nhập NMC TP.HCM làm nhân viên Hành chính. Mới đầu, Yến khá rụt rè, ít nói. Mỗi khi họp nhóm hay cần trao đổi thông tin với các bộ phận khác, Yến thường chỉ ngồi nghe, đôi khi có ý kiến nhưng lại ngại nói ra vì sợ sai, sợ bị đánh giá. Điều này khiến cho công việc đôi khi bị chậm trễ, hoặc thông tin truyền tải không được đầy đủ. Yến tâm sự với Châu: "Lúc đó em lo lắm Châu ơi, không biết làm sao để mọi người hiểu ý mình, với lại em sợ nói ra không ai nghe, không ai quan tâm".

Thấy vậy, Châu và chị Trưởng phòng Hành chính đã động viên Yến rất nhiều. Chị Trưởng phòng thường xuyên giao cho Yến các nhiệm vụ nhỏ cần phải giao tiếp với các phòng ban khác, và luôn ở bên cạnh để hướng dẫn Yến cách trình bày vấn đề rõ ràng, cách lắng nghe phản hồi. Đặc biệt, NMC có các buổi đào tạo nội bộ về kỹ năng mềm, trong đó có phần kỹ năng giao tiếp và thuyết trình. Yến chăm chỉ tham gia, thực hành rất nhiều. Dần dần, Yến học được cách sắp xếp ý tưởng trước khi nói, biết cách đặt câu hỏi để làm rõ thông tin, và quan trọng nhất là mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình một cách lịch sự, có căn cứ. Bây giờ, Yến đã trở thành một thành viên không thể thiếu của team Hành chính, là người kết nối thông tin giữa các bộ phận rất hiệu quả. Mọi người trong phòng ai cũng quý Yến vì sự nhiệt tình và khả năng giải quyết vấn đề bằng cách giao tiếp khéo léo.

---

Câu chuyện của Minh Tú – "Đội trưởng" tài ba của team Tư vấn tại Hà Nội

Minh Tú, 29 tuổi, quê Hà Nội, là Trưởng nhóm Tư vấn tại NMC chi nhánh Hà Nội. Trước đây, Tú là một người rất giỏi chuyên môn, nhưng đôi khi lại gặp khó khăn trong việc quản lý và điều phối team vì cách giao tiếp khá thẳng thắn, đôi khi hơi "khô khan". Khi team có mâu thuẫn nội bộ hoặc gặp phải những ca khách hàng khó, Tú thường đưa ra giải pháp ngay mà ít khi lắng nghe hết ý kiến của các thành viên khác. Điều này đôi khi làm các bạn trong team cảm thấy không được tôn trọng, và đôi lúc cũng bỏ lỡ những ý tưởng hay từ các bạn. Tú chia sẻ: "Anh nghĩ mình đúng nên cứ nói thẳng tuột, đâu ngờ có lúc lại làm anh em tự ái, không muốn chia sẻ nữa".

Sau một thời gian quan sát và góp ý chân tình từ Châu, Tú bắt đầu thay đổi. Tú tham gia các khóa học về kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm mà NMC tài trợ. Tú học cách lắng nghe chủ động hơn, đặt câu hỏi mở để khuyến khích các bạn trong team chia sẻ. Khi có vấn đề, Tú không vội vàng đưa ra kết luận mà sẽ tổ chức các buổi "brainstorming" (động não) để mọi người cùng đóng góp ý tưởng. Tú cũng rèn luyện kỹ năng đưa phản hồi mang tính xây dựng, luôn ghi nhận nỗ lực của các thành viên trước khi đưa ra lời khuyên. Nhờ vậy, team Tư vấn của Tú giờ đây không chỉ đạt hiệu suất cao mà còn rất gắn kết, mọi người sẵn sàng hỗ trợ nhau trong mọi tình huống. Tú còn được các bạn trong team đặt biệt danh là "Anh Tú tâm lý", ai có vấn đề gì cũng tìm đến tâm sự. Câu chuyện của Tú là minh chứng rõ nhất cho việc, dù mình là leader hay member, việc không ngừng rèn luyện kỹ năng giao tiếp nhóm vẫn luôn cần thiết để tạo nên một tập thể vững mạnh.

---

Cả hai câu chuyện của Yến và Tú đều cho thấy rằng, với sự nỗ lực rèn luyện và một môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích như ở NMC, bất kỳ ai cũng có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp nhóm hiệu quả của mình. Đó cũng là cách NMC xây dựng nên một đội ngũ "làm bằng TÂM" từ những con người thực, việc thực.

Anh em mình biết đó, không phải lúc nào giao tiếp cũng suôn sẻ, nhất là khi làm việc nhóm. Đôi khi, chỉ một sơ suất nhỏ trong cách mình nói năng, hành xử cũng có thể gây ra hiểu lầm, thậm chí làm mất lòng đồng nghiệp. Châu muốn chia sẻ những lỗi cơ bản mà anh em mình nên lưu ý để tránh mắc phải, giữ cho mối quan hệ đồng nghiệp luôn tốt đẹp và công việc thuận lợi nhé:

❌ Ngắt lời người khác khi họ đang nói: Đây là một lỗi rất phổ biến và dễ gây mất thiện cảm. Khi ai đó đang trình bày, việc mình ngắt lời không chỉ thể hiện sự thiếu tôn trọng mà còn khiến họ cảm thấy ý kiến của mình không được coi trọng. Hãy kiên nhẫn lắng nghe hết, sau đó mới đến lượt mình phát biểu. Nếu sợ quên ý, anh em có thể ghi nhanh lại vài từ khóa.

❌ Không lắng nghe mà chỉ chờ đợi đến lượt mình nói: Có những cuộc họp hay buổi thảo luận, mình cứ mải mê suy nghĩ về những gì mình sẽ nói mà không hề chú tâm đến nội dung người khác đang chia sẻ. Kiểu này thì làm sao mà hiểu được vấn đề, làm sao mà phối hợp được chứ? Như Châu đã nói, lắng nghe chủ động là chìa khóa đấy anh em.

❌ Phê bình cá nhân thay vì góp ý về công việc: Như câu chuyện của Tú ban đầu, việc chỉ trích "Em dở quá", "Anh làm thế này là sai rồi" rất dễ làm tổn thương người nghe. Thay vào đó, hãy dùng những câu nói tập trung vào công việc hoặc hành vi cụ thể, ví dụ: "Châu thấy quy trình này có thể tối ưu hơn ở bước X", hoặc "Kết quả này chưa đạt được mục tiêu ban đầu, mình có thể thử cách Y không?". Luôn nhớ, mình góp ý là để cùng nhau tốt hơn, không phải để hạ thấp ai.

❌ Giữ im lặng khi có vấn đề hoặc không đồng ý: Nhiều anh em ngại va chạm, ngại nói ra những khúc mắc trong lòng. Nhưng sự im lặng này đôi khi lại "giết chết" hiệu quả làm việc nhóm. Vấn đề không được giải quyết sẽ tích tụ dần, tạo ra sự khó chịu ngầm và cuối cùng có thể bùng phát thành mâu thuẫn lớn hơn. Nếu có điều gì chưa rõ, chưa đồng tình, hãy mạnh dạn bày tỏ ý kiến một cách lịch sự, có căn cứ. Anh em ở NMC luôn được khuyến khích nói lên suy nghĩ của mình.

❌ Truyền đạt thông tin không rõ ràng, mập mờ: Đây là nguyên nhân hàng đầu gây ra sai sót trong công việc. Nếu một thông tin quan trọng được truyền tải một cách qua loa, thiếu chi tiết, hoặc không chắc chắn, rất dễ dẫn đến hiểu lầm và làm sai. Hãy chắc chắn rằng thông tin mình đưa ra là đầy đủ, chính xác và đã được người nghe xác nhận lại. Đừng để anh em mình mất thời gian sửa lỗi chỉ vì truyền đạt thông tin không đến nơi đến chốn nha.

❌ Để cảm xúc cá nhân xen vào công việc: Có những ngày mình mệt mỏi, căng thẳng, nhưng đừng để những cảm xúc tiêu cực đó ảnh hưởng đến cách mình giao tiếp với đồng nghiệp. Một lời nói nặng nề trong lúc bực bội có thể làm rạn nứt mối quan hệ đã gây dựng bấy lâu. Hãy học cách kiểm soát cảm xúc, hoặc nếu thật sự không thể, hãy tìm một không gian riêng để bình tĩnh lại trước khi tương tác với mọi người.

❌ Không ghi nhận hoặc khen ngợi công sức của người khác: Một lời khen chân thành có thể là động lực to lớn. Khi đồng nghiệp làm tốt, đừng ngần ngại bày tỏ sự công nhận. "Châu thấy em làm tốt lắm!" hay "Cảm ơn anh đã hỗ trợ!" không chỉ làm tăng tinh thần làm việc mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được trân trọng và muốn cống hiến hơn nữa.

Anh em thấy đó, chỉ cần mình tinh tế một chút, quan tâm đến cảm xúc của nhau một chút, thì việc giao tiếp nhóm sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. NMC luôn muốn anh em mình làm việc trong một môi trường thật sự vui vẻ và gắn kết.

Sau khi mình đã hiểu tầm quan trọng của giao tiếp nhóm hiệu quả và biết những lỗi cần tránh rồi, giờ Châu sẽ chia sẻ vài bí quyết để anh em mình "nhảy số" nhanh hơn, rèn luyện kỹ năng này thật chuẩn nha. Đây không chỉ là lời khuyên cho công việc ở NMC mà còn là hành trang quý giá cho cuộc sống của anh em mình nữa đó.

1. Chủ động tìm kiếm cơ hội để thực hành: Giao tiếp cũng như tập thể dục vậy, phải làm thường xuyên mới giỏi được. Anh em hãy chủ động tham gia các buổi họp, các dự án nhóm, hay thậm chí là những buổi trà đá, ăn trưa cùng đồng nghiệp. Đừng ngại đặt câu hỏi, đừng ngại chia sẻ ý kiến (nhớ là lịch sự và rõ ràng nha). Càng thực hành nhiều, anh em sẽ càng tự tin và linh hoạt hơn.

2. Nhờ đồng nghiệp hoặc cấp trên cho phản hồi: Đây là cách nhanh nhất để mình biết mình đang ở đâu và cần cải thiện điều gì. Sau một buổi thuyết trình, một cuộc thảo luận, anh em có thể hỏi trực tiếp những người xung quanh: "Châu ơi, hôm nay em nói chuyện có chỗ nào chưa rõ không?", hoặc "Anh thấy cách em trình bày như vậy đã ổn chưa?". Đừng sợ nghe những lời góp ý, vì đó chính là cơ hội để mình tốt hơn mỗi ngày. Ở NMC, Châu luôn khuyến khích văn hóa phản hồi mở và chân thành giữa các đồng nghiệp.

3. Quan sát và học hỏi từ những người giỏi: Anh em hãy để ý những người xung quanh mình, ai là người giao tiếp khéo léo, ai là người luôn được mọi người lắng nghe? Hãy học hỏi cách họ lắng nghe, cách họ đặt câu hỏi, cách họ trình bày ý tưởng một cách thuyết phục. Mình không cần phải bắt chước y hệt, nhưng có thể rút ra những điều hay để áp dụng cho bản thân.

4. Tích cực tham gia các khóa đào tạo: Ở NMC, Châu rất chú trọng đến việc phát triển năng lực cho anh em. Mỗi tháng, NMC đều tổ chức hoặc tài trợ các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, trong đó có cả kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, làm việc nhóm, và kỹ năng lãnh đạo. Đây là cơ hội vàng để anh em được học hỏi từ các chuyên gia, được thực hành trong môi trường chuyên nghiệp và nhận chứng chỉ nữa. Vừa được làm việc, vừa được làm đẹp miễn phí, lại còn được đào tạo nâng cao trình độ, còn gì bằng đúng không anh em?

5. Tạo thói quen đọc sách, xem tài liệu về giao tiếp: Kiến thức là vô hạn. Có rất nhiều cuốn sách hay, bài viết bổ ích về kỹ năng giao tiếp. Anh em có thể dành chút thời gian mỗi ngày để đọc, tìm hiểu thêm. Những kiến thức này sẽ bổ trợ rất nhiều cho quá trình thực hành của mình. Châu tin rằng, một khi anh em đã "đam mê" với việc cải thiện bản thân, thì việc giỏi giang hơn chỉ là chuyện sớm muộn thôi.

Châu luôn tin tưởng vào tiềm năng của mỗi anh em. Giao tiếp nhóm không chỉ là kỹ năng giúp mình hoàn thành công việc, mà còn là cách để mình xây dựng những mối quan hệ bền chặt, tạo nên một tập thể vững mạnh và đầy yêu thương như NMC. Hãy cùng nhau rèn luyện để mỗi ngày, chúng ta đều là phiên bản tốt hơn của chính mình, và cùng nhau đóng góp vào sự phát triển chung của NMC nhé!

👉 Xem cơ hội nghề nghiệp và ứng tuyển tại: [nguyenmaichau.com.vn/phat-trien](https://www.nguyenmaichau.com.vn/phat-trien)

✅ Đã xem bởi BS. Nguyễn Thu Huệ

Đây là một số nguồn Châu đã tìm hiểu để tổng hợp những lời khuyên chân thành nhất cho anh em mình về kỹ năng giao tiếp nhóm:

• Harvard Business Review: "The HBR Guide to Collaborative Teams" (https://hbr.org/2016/06/the-hbr-guide-to-collaborative-teams)
• Dale Carnegie Training: "How to Win Friends and Influence People" (https://www.dalecarnegie.com/en/resources/how-to-win-friends-and-influence-people)
• Forbes: "7 Simple Ways To Improve Team Communication" (https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2021/04/22/7-simple-ways-to-improve-team-communication/?sh=7d9c6e3b56f8)