Cách ghi chú hiệu quả: Bí quyết rèn luyện từ NMC để làm việc 'chất' hơn

Chào anh em!

Châu biết, nói đến ghi chú, nhiều anh em nghĩ ngay đến việc chép bài, hay đơn giản là ghi lại những điều cần nhớ. Nhưng ở Phòng Khám Nguyễn Mai Châu (NMC), ghi chú không chỉ dừng lại ở đó đâu anh em. Nó là một kỹ năng cốt lõi, giúp chúng ta làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và thể hiện cái "Tâm" mà NMC luôn đặt lên hàng đầu.

Anh em hình dung nha, NMC là một môi trường năng động lắm. Hàng ngày có rất nhiều thông tin cần xử lý: lịch hẹn của khách, phác đồ điều trị, các buổi đào tạo nội bộ, hay cả những trao đổi nhanh trong lúc làm việc. Nếu không có cách ghi chú "ngon lành", rất dễ bị sót việc, quên chi tiết, hoặc tệ hơn là truyền đạt sai thông tin cho đồng nghiệp hay khách hàng. Điều này thì mình không muốn chút nào, đúng không anh em?

Việc ghi chú tốt giúp chúng ta nắm bắt thông tin nhanh và chính xác. Khi anh em ghi lại cẩn thận, từng chi tiết nhỏ về tình trạng da của khách, các buổi training về sản phẩm mới, hay những lưu ý từ cấp trên, điều đó thể hiện "Tâm công việc" của mình. Nó không chỉ giúp anh em không quên, mà còn giúp anh em suy nghĩ sâu hơn về vấn đề, kết nối các ý tưởng lại với nhau.

Ở NMC, Châu luôn nói với anh em nhân viên về "3 Chỉn Chu": Chỉn chu trong giao tiếp, Chỉn chu trong công việc và Chỉn chu trong tác phong. Việc ghi chú hiệu quả chính là một phần không thể thiếu của "Chỉn chu trong công việc" đó. Một tập tài liệu được ghi chú rõ ràng, dễ hiểu, dễ tìm kiếm sẽ giúp anh em làm việc nhanh hơn, tránh sai sót, và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Đây cũng là cách anh em tiết kiệm thời gian cho bản thân và cho cả đồng nghiệp nữa.

Ngoài ra, ghi chú còn là công cụ đắc lực để anh em học hỏi và phát triển bản thân. Mỗi buổi đào tạo, mỗi cuộc họp, hay thậm chí mỗi lần nghe đồng nghiệp chia sẻ kinh nghiệm, nếu anh em ghi lại cẩn thận, tổng hợp lại, đó chính là kho tài liệu cá nhân quý giá. Nó giúp anh em củng cố kiến thức, dễ dàng ôn lại khi cần, và từ đó nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình. Châu tin rằng, một nhân viên NMC "chất" là một người luôn biết cách học hỏi và tự hoàn thiện mình, và ghi chú chính là chìa khóa để làm được điều đó.

Ghi chú không chỉ có một cách duy nhất đâu anh em. Tùy vào mục đích, loại thông tin và cả phong cách học tập của mỗi người mà chúng ta có thể chọn phương pháp phù hợp. Châu đã tổng hợp một vài cách mà các bạn ở NMC hay áp dụng nè:

1. Phương pháp Cornell (Ghi chú theo hệ thống) Đây là phương pháp chia trang giấy thành 3 phần chính và 1 phần phụ: - Cột chính (Main Notes): Nơi anh em ghi lại những thông tin chính, bài giảng, nội dung cuộc họp. - Cột gợi ý (Cue Column): Ghi những từ khóa, câu hỏi liên quan đến nội dung chính. Giúp anh em dễ dàng nhớ lại và tìm kiếm sau này. - Phần tóm tắt (Summary): Sau khi ghi chú xong, anh em tóm tắt lại toàn bộ nội dung chính bằng vài câu ngắn gọn. Châu thấy: Phương pháp này rất hợp với những buổi học, họp cần tổng hợp nhiều thông tin hoặc anh em cần ôn lại kiến thức sau đó. Nó giúp anh em sắp xếp thông tin có hệ thống, dễ dàng xem lại và ghi nhớ lâu hơn. ✅ Cấu trúc rõ ràng, dễ sắp xếp thông tin. ✅ Hỗ trợ ôn tập và ghi nhớ hiệu quả. ❌ Mất thời gian ban đầu để chia bố cục. ❌ Khó áp dụng khi thông tin quá ít hoặc quá rời rạc.

2. Sơ đồ tư duy (Mind Map) Sơ đồ tư duy là cách ghi chú trực quan, giúp anh em kết nối các ý tưởng lại với nhau. Anh em sẽ bắt đầu từ một ý chính ở trung tâm, rồi từ đó phân nhánh ra các ý phụ, thêm hình ảnh, màu sắc để ghi nhớ dễ hơn. Châu thấy: Rất phù hợp khi anh em cần lên ý tưởng, brainstorming, hoặc tổng hợp một chủ đề lớn với nhiều nhánh nhỏ. Cách này kích thích sự sáng tạo và giúp anh em nhìn thấy bức tranh tổng thể của vấn đề. ✅ Trực quan, dễ hiểu, kích thích sáng tạo. ✅ Thích hợp cho việc lên ý tưởng và tổng hợp thông tin phức tạp. ❌ Có thể trở nên lộn xộn nếu không kiểm soát tốt. ❌ Khó dùng cho ghi chú dạng tuyến tính, chi tiết.

3. Ghi chú dạng dàn ý (Outline Method) Đây là cách ghi chú theo cấu trúc phân cấp, từ ý lớn đến ý nhỏ hơn. Anh em dùng các ký hiệu như số La Mã, chữ cái, số thường để đánh dấu các cấp độ thông tin khác nhau. Châu thấy: Đơn giản và cực kỳ hiệu quả khi anh em cần ghi lại nội dung có cấu trúc rõ ràng như các bài thuyết trình, báo cáo, hoặc hướng dẫn từng bước. Nó giúp anh em không bỏ sót ý chính và dễ dàng theo dõi logic. ✅ Cấu trúc rõ ràng, dễ theo dõi logic. ✅ Thích hợp cho thông tin có thứ tự, phân cấp. ❌ Hạn chế tính sáng tạo, không trực quan bằng Mind Map. ❌ Không phù hợp cho ghi chú nhanh, ít thông tin.

4. Ghi chú bằng công cụ kỹ thuật số (Digital Notes) Ngày nay, có vô vàn ứng dụng hỗ trợ ghi chú như Notion, Evernote, Google Keep, OneNote. Anh em có thể gõ máy, chèn ảnh, link, file âm thanh, thậm chí là tạo to-do list. Châu thấy: Lợi thế lớn nhất của cách này là sự tiện lợi và khả năng tìm kiếm. Anh em có thể tìm lại thông tin cực nhanh, chia sẻ với đồng nghiệp dễ dàng, và truy cập từ mọi thiết bị. Rất hợp với môi trường làm việc hiện đại như NMC, nơi cần sự linh hoạt và kết nối thông tin. ✅ Dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ. ✅ Tiện lợi, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. ✅ Hỗ trợ đa phương tiện (ảnh, âm thanh, link). ❌ Dễ bị phân tâm bởi các ứng dụng khác. ❌ Yêu cầu thiết bị điện tử, có thể không phù hợp với những người thích viết tay.

Để anh em thấy rõ hơn, Châu xin kể câu chuyện của Trần Mai Chi, 22 tuổi, nhân viên Hậu cần tại NMC chi nhánh Quận 1, TP.HCM. Chi mới ra trường và bắt đầu công việc đầu tiên ở NMC. Lúc đầu, Chi thấy hơi choáng ngợp với lượng thông tin khổng lồ cần ghi nhớ mỗi ngày.

"Em nhớ ngày đầu đi làm, sếp Châu có nói là thông tin trong phòng khám thì nhiều vô kể, cái gì cũng phải ghi chép cẩn thận. Em lúc đó còn hơi lơ ngơ, cứ ghi chép theo kiểu truyền thống thôi. Ghi xong rồi đến lúc cần tìm lại thì loạn hết cả lên, không biết ghi ở đâu, ý chính là gì. Có lần, em suýt chút nữa quên mất lịch đặt hàng vật tư quan trọng vì ghi chú không rõ ràng, may mà chị đồng nghiệp nhắc kịp. Lúc đó em thấy mình còn non quá trời luôn!"

Thấy vậy, Châu có gợi ý Chi thử áp dụng phương pháp Cornell. Ban đầu Chi cũng hơi ngại vì thấy lạ, nhưng Châu động viên "cứ thử đi em, cái gì mình chưa quen thì từ từ cũng sẽ quen thôi, quan trọng là mình có muốn làm tốt hơn không". Chi nghe lời, thử chia sổ tay ra ba phần. Phần chính để ghi lại các cuộc gọi đối tác, các yêu cầu của phòng ban khác, còn cột gợi ý thì ghi lại tên đối tác, loại vật tư, hoặc ngày deadline. Cuối mỗi ngày, Chi dành 5-10 phút tóm tắt lại những việc đã làm và những việc cần làm tiếp theo.

Chỉ sau một tháng, Chi đã thấy sự khác biệt rõ rệt. "Em bất ngờ lắm Châu ơi! Từ khi dùng cách này, em không còn bị quên việc nữa. Những cuộc gọi, email quan trọng được em ghi chú chi tiết, rõ ràng hơn. Đặc biệt là cột gợi ý giúp em tìm lại thông tin rất nhanh. Mỗi lần sếp hỏi về một hạng mục nào đó, em chỉ cần nhìn vào cột gợi ý là có thể trả lời ngay. Em thấy mình làm việc có hệ thống hơn, ít sai sót hơn và quan trọng là em tự tin hơn rất nhiều. Các anh chị đồng nghiệp cũng khen em làm việc "chỉn chu" hơn trước. Em cảm thấy mình đang tiến bộ từng ngày, đúng như tinh thần '3 Tốt Hơn' mà NMC luôn hướng tới vậy."

Từ câu chuyện của Chi, anh em có thể thấy, không cần phải là điều gì quá phức tạp, chỉ cần một chút thay đổi trong cách ghi chú cũng có thể mang lại hiệu quả to lớn trong công việc hàng ngày đó.

Câu chuyện tiếp theo Châu muốn kể là của Nguyễn Thanh Tùng, 28 tuổi, Kỹ thuật viên Da liễu tại NMC chi nhánh 51 Tôn Đức Thắng, Hà Nội. Tùng là một kỹ thuật viên có kinh nghiệm, nhưng anh em biết đó, trong ngành da liễu, mỗi khách hàng là một câu chuyện riêng, một phác đồ riêng. Việc ghi chú chi tiết và chính xác là cực kỳ quan trọng, thể hiện cái "Tâm Khách Hàng" mà NMC luôn gìn giữ.

"Nhiệm vụ của em là thực hiện các liệu trình theo chỉ định của bác sĩ và theo dõi sát sao phản ứng của da khách. Lúc trước, em ghi chú khá tùy hứng vào sổ tay, hoặc đôi khi chỉ nhớ trong đầu. Đến khi khách quay lại sau một thời gian, hoặc khi cần trao đổi với bác sĩ về tiến trình điều trị của khách, em lại mất thời gian lục lọi, thậm chí có khi nhớ lầm chi tiết này kia. Điều đó làm em thấy rất áy náy, cảm thấy mình chưa làm hết 'Tâm' của mình đối với khách hàng."

Nhận thấy vấn đề, Tùng đã chủ động tìm hiểu các phương pháp ghi chú khác nhau và quyết định kết hợp Mind Map (sơ đồ tư duy) cho việc lên kế hoạch tổng thể liệu trình và Digital Notes (ghi chú kỹ thuật số) để theo dõi chi tiết hàng ngày. Anh Tùng dùng Mind Map để phác thảo tổng quan về từng loại da, các vấn đề thường gặp và những phác đồ chính cho từng trường hợp. Với mỗi khách hàng cụ thể, anh Tùng sử dụng phần mềm ghi chú trên iPad để tạo hồ sơ riêng, ghi lại: ngày giờ liệu trình, sản phẩm sử dụng, những quan sát trực tiếp trên da, phản hồi của khách, và cả những hình ảnh so sánh.

"Kể từ khi áp dụng cách này, mọi thứ khác hẳn. Với Mind Map, em có cái nhìn tổng thể rất tốt về các phác đồ, giúp em tự tin hơn khi trao đổi với bác sĩ. Còn các ghi chú kỹ thuật số thì đúng là cứu cánh! Em có thể cập nhật thông tin ngay lập tức sau mỗi buổi liệu trình. Khi khách hàng có thắc mắc, em chỉ cần mở hồ sơ lên là có đầy đủ thông tin, từ lịch sử điều trị đến những lưu ý nhỏ nhất. Điều này giúp em tư vấn nhanh hơn, chính xác hơn, và đặc biệt là làm cho khách hàng cảm thấy được quan tâm, chăm sóc chu đáo. Em còn có thể chia sẻ hồ sơ này với các bác sĩ một cách dễ dàng, giúp việc phối hợp chuyên môn diễn ra trôi chảy. Em thấy mình đã thực hiện đúng nguyên tắc '3 Sạch Sẽ' (trong thông tin) và '3 Tốt Hơn' (trong cách làm việc) của NMC."

Câu chuyện của Tùng cho thấy, dù là công việc gì, từ hậu cần đến chuyên môn, việc rèn luyện cách ghi chú hiệu quả không chỉ giúp cá nhân phát triển mà còn nâng tầm chất lượng dịch vụ của cả phòng khám, thể hiện rõ tinh thần "Làm bằng TÂM" ở NMC.

Sau khi nghe câu chuyện của Chi và Tùng, chắc anh em cũng hình dung được ghi chú quan trọng thế nào rồi đúng không? Châu có vài lời khuyên từ "ruột gan" để anh em mình cùng nhau ghi chú "chất" hơn nữa nè:

- Thực hành liên tục: Ghi chú là một kỹ năng, mà kỹ năng thì phải rèn luyện mỗi ngày mới giỏi được. Đừng sợ sai, đừng sợ xấu. Cứ ghi đi rồi anh em sẽ thấy mình tiến bộ.

- Tìm ra "phong cách" của riêng mình: Anh em thấy đó, có rất nhiều phương pháp ghi chú. Đừng cố ép mình theo một khuôn khổ nào nếu thấy không hợp. Hãy thử nghiệm Mind Map, Cornell, Outline, hoặc kết hợp chúng lại. Quan trọng là anh em thấy mình ghi nhớ tốt nhất và tiện lợi nhất là được. Như Tùng đã kết hợp cả Mind Map và Digital Notes đó.

- Đừng quên xem lại ghi chú: Ghi xong không phải là xong đâu nha anh em. Việc xem lại ghi chú định kỳ (ví dụ: cuối ngày, cuối tuần) là cực kỳ quan trọng. Nó giúp anh em củng cố kiến thức, bổ sung những chỗ còn thiếu, và biến những ghi chú "chết" thành kiến thức "sống" của mình. Điều này thể hiện sự "Chỉn chu" và "Tâm công việc" của mình đó.

- Sử dụng công cụ phù hợp: Sổ tay, giấy viết, bảng trắng, hay các ứng dụng kỹ thuật số. Cái nào cũng có ưu và nhược điểm riêng. Nếu anh em hay di chuyển, cần chia sẻ thông tin nhanh thì công cụ số là lựa chọn tuyệt vời. Nếu anh em thích cảm giác viết tay, thích sự tập trung thì sổ tay truyền thống là chân ái. Ở NMC, Châu luôn khuyến khích anh em tận dụng tối đa các công cụ hỗ trợ để làm việc hiệu quả nhất.

- Ghi chú không chỉ là chép lại: Hãy tập trung vào việc hiểu nội dung và chắt lọc ý chính. Thay vì chép từng câu từng chữ, hãy cố gắng tóm tắt, diễn đạt lại bằng ngôn ngữ của mình. Thêm những câu hỏi của bản thân vào ghi chú để kích thích tư duy.

- Kết nối với "3 Tốt Hơn" của NMC: Mỗi lần anh em rèn luyện để ghi chú tốt hơn, đó chính là anh em đang tự "tốt hơn" mình mỗi ngày, giúp công việc của mình "tốt hơn" và góp phần làm dịch vụ của NMC "tốt hơn" cho khách hàng. Châu tin rằng, với tinh thần "Làm bằng TÂM" và sự nỗ lực không ngừng, anh em NMC mình ai cũng sẽ trở thành những chuyên gia "ghi chú" đó!

Anh em thấy đó, ở NMC, chúng ta không chỉ làm việc mà còn không ngừng học hỏi, rèn luyện để "3 Tốt Hơn" mỗi ngày. Từ những kỹ năng nhỏ như ghi chú hiệu quả đến các kỹ năng chuyên môn phức tạp hơn, Châu và toàn thể NMC luôn tạo điều kiện để anh em phát triển.

NMC tự hào là một môi trường làm việc mà ở đó, mỗi cá nhân đều được trao quyền để làm bằng TÂM: Tâm Khách Hàng, Tâm Công Việc, Tâm Đồng Nghiệp và Tâm Cộng Đồng. Chúng ta cùng nhau xây dựng một nơi làm việc mà ai cũng cảm thấy mình có giá trị, được lắng nghe và có cơ hội thăng tiến.

Nếu anh em đang tìm kiếm một nơi mà kỹ năng ghi chú của mình được phát huy, nơi mà sự chỉn chu và tâm huyết được công nhận, nơi mà anh em được làm đẹp miễn phí, được đào tạo chứng chỉ hàng tháng, có bảo hiểm đầy đủ và mức lương cạnh tranh, thì NMC chính là ngôi nhà thứ hai dành cho anh em đó.

Chúng ta có hai cơ sở hiện đại ở trung tâm TP.HCM (59 Nguyễn Hữu Cầu, Q.1) và Hà Nội (51 Tôn Đức Thắng, Đống Đa), sẵn sàng chào đón những thành viên mới tài năng và tâm huyết.

Nếu anh em muốn trở thành một phần của đại gia đình NMC, nơi mà mỗi kỹ năng nhỏ như ghi chú cũng được trân trọng và phát triển, nơi mà mỗi nỗ lực đều được đền đáp xứng đáng, thì đừng ngần ngại tìm hiểu thêm nha.

👉 Xem cơ hội nghề nghiệp và ứng tuyển tại: nguyenmaichau.com.vn/phat-trien

Đây là bài viết mang tính chia sẻ kinh nghiệm nội bộ NMC, không phải tài liệu y khoa. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tham khảo khách quan, Châu có tìm hiểu thêm các nguồn về phương pháp học tập và phát triển cá nhân từ các chuyên gia:

• Cornell University - Learning Strategies Center: lsc.cornell.edu/how-to-study/taking-notes/cornell-note-taking-system/
• MindTools - Mind Mapping: mindtools.com/aq2t41q/mind-mapping
• The Learning Center, University of North Carolina at Chapel Hill: learningcenter.unc.edu/tips-and-tools/take-great-notes/